כבר 19 שנים שרשת מלונות "מטיילים", מחברת בין אנשים לטבע, לתרבות המקומית ולהיסטוריה של הארץ. עם שמונה מלונות בצפון ומלון נוסף בדרום, ועם צוות של מעל 100 עובדים, הרשת הפכה לשם מוכר בקרב אוהבי הטיולים והחופש בישראל.
בשנים האחרונות, לצד האתגרים שחוותה תעשיית התיירות, עמד בפני הרשת אתגר ארגוני משמעותי במיוחד. משגרה – לצמיחה מחודשת, ובזמן קצר בעקבות מלחמת חרבות ברזל, נסגרו כל מלונות הרשת מלבד המלון בלוטן, למשך כשנה וחצי.
כלל עובדי הרשת הוצאו לחל"ת, ונותר רק מספר מצומצם של עובדי מטה פעילים. בינואר 2025, עם פתיחת המלונות מחדש, נדרשה הרשת לגייס ולקלוט עובדים רבים בפרק זמן קצר במיוחד.
אורטל אהרון, מנהלת משאבי האנוש של הרשת, משתפת שעמדה בפני משימה מורכבת: "נדרשנו לקלוט עשרות עובדים בצורה מהירה, פשוטה ומדויקת, תוך ניהול מלא של כל מסמכי הקליטה וההצהרות. הבחירה הטבעית הייתה להרחיב את העבודה במערכות של מלם שכר פלוס בהן הרשת כבר השתמשה: במערכת ניהול הנוכחות Synerion Enterprise, ובמערכת השכר NeoPay, ולהטמיע גם את מודול הקליטה Onboarding.
אפיון מדויק הינו תהליך שמבשיל לאורך זמן, ועל כן הפרויקט הוטמע בשלבים. תחילה עם בועז פינקלשטיין מנהל תיקי לקוחות במלם שכר פלוס, ואח"כ בליווי צוות היישום שכלל את: עופר גרשון ורותם איתן, המלווים את הארגון עד היום.
כמו בכל פרויקט משמעותי, גם כאן היו לרשת לא מעט אתגרי אפיון: התאמת מסמכים, בניית הצהרות, חידוד שדות במערכת והתאמות לתהליכי העבודה הייחודיים של הרשת. במהלך הדרך בוצעו שיפורים, נוספו שדות חסרים והותאמו תהליכים עד ליצירת מודול מדויק וקל לשימוש.
הבחירה לנהל את הקליטה ללא התממשקות אוטומטית לתיק העובד, מתוך שיקולי תחלופה ואי-ודאות תעסוקתית, הוכיחה את עצמה. לאחר השלמת הקליטה, העלאת המסמכים לתיק העובד מתבצעת בתוך דקות ספורות בלבד.
"עם הזמן שיפרנו ואפיינו את התהליך, כך שהיום מאוד פשוט לי לעבוד עם המודול ולעשות שינויים באופן עצמאי" שיתפה אותנו אורטל. "יותר מ-200 עובדים מפברואר 25 ועד היום נקלטו ברשת במלונות ובמטה. מודול הקליטה מאפשר לי לבצע קליטה מרחוק בקלות, ללא תלות במיקום פיזי, וללא עומס אדמיניסטרטיבי מיותר. העובדים החדשים ממלאים את הטפסים ומעלים מסמכים באופן עצמאי ללא תקלות וללא צורך בהסברים מורכבים".
במקביל, מערכת הנוכחות Synerion Enterprise ומערכת השכר, ממשיכות ללוות את הרשת בניהול יומיומי שוטף, הפקת דוחות ומעקב מדויק.
"זו מערכת שעובדת יחד איתנו, עם הארגון, ולא במקומו. ברשת מדגישים כי מעבר לטכנולוגיה עצמה, חשובה לא פחות מעטפת הליווי. אני עובדת בכל יום עם מערכות הנוכחות, השכר ומודול הקליטה של מלם שכר פלוס, אשר מאפשרות לי לנהל את תיקי העובדים, להוציא דו"חות ולעקוב אחרי הנוכחות ביעילות. מודול הקליטה מאפשר קליטה פשוטה מרחוק, גם מול עובדים שאינם טכנולוגיים, ואני נהנית מתמיכה מלאה מצוות היישום והתמיכה".
הסיפור של רשת מלונות מטיילים מדגים כיצד תהליך HR נכון אשר נשען על מערכות מותאמות וגמישות, מאפשר לארגון לא רק להתמודד עם אתגרים, אלא לצמוח מחדש במהירות ובשליטה מלאה.
תודה לאורטל אהרון על השיתוף, והמון בהצלחה בהמשך הדרך. אנחנו כרגיל, כאן לצידכם בכל אתגר.
