מלם שכר - מקצוענות נטו בשבילך
מאמרים

מהו דו"ח נוכחות?

17 יולי, 2016

דו"ח נוכחות הוא דו"ח שבו נרשמות לעובדים או למתנדבים בעמותות שונות (כולל שירות לאומי) שעות העבודה, כולל שעות הכניסה והיציאה וסיכומים של שעות העבודה הרגילות ושעות נוספות בהן משולמות לעובדים תוספות שכר (125%, 150%, 200%). כמו כן רשומים בדו"ח שגיאות כמו למשל איחורים וחסרים, כמו גם ימי מחלה, חגים וערבי חג.

דו"ח הנוכחות בדרך כלל מנוהל על ידי תוכנת דו"ח נוכחות אשר פועלת בדומה לגיליון אלקטרוני ומאפשרת סינון על פי קוד מיון, קוד עובד, שם העובד ועוד.

חשיבתו של דו"ח הנוכחות

הדו"ח חשוב מאוד עבור מנהלי וחשבי שכר אשר צריכים לחשב את השכר החודשי הסופי עבור כל עובד ועובד. דו"ח נוכחות עוזר במשימה זאת מכיוון שהוא מסכם את שעות הנוכחות של העובדים ומאפשר לבצע את החישוב הסופי עבור כל עובד ועובד בקלות וביעילות. בכלל זאת, יש להזכיר שישנן תוכנות אשר יכולות לבנות הסכם עבודה חודשי הכולל בנוסף לפירוט של שעות העבודה גם שכר לשעה, תשלומים על נסיעות, שכר כולל ותוספות שונות לשכר.

באופן זה אפשר גם לאזן את התקציב הכולל של החברה ולדאוג לכך שלא יהיה חוסר איזון בין עובדים שעובדים מעט מדי שעות או מאחרים לעיתים תכופות לבין עובדים שעובדים שעות נוספות.

אסור לשכוח גם כי מלבד חברות פרטיות, משתמשים בדוחות נוכחות גם מוסדות גדולים ואף עיריות אשר חלק גדול מתקציביהן מיועד עבור תשלום לעובדים (לעיתים אף 40%). ככל שהמוסד גדול יותר, כך קשה יותר לעקוב אחרי כל המחלקות ולעיתים נדרשת ביקורת חיצונית על מנת לפקח על הנעשה בתוך הארגון ולמנוע חריגות שכר.

מעמדו החוקי של דו"ח הנוכחות

בעוד את תלוש השכר חייב המעביד למסור לעובד עד היום האחרון לתשלום השכר (ה – 9 לכל חודש העוקב לחודש בו התבצעה העבודה), אין חובה למסור לעובד גם את דו"ח הנוכחות. יחד עם זאת, דו"ח הנוכחות בהחלט חייב להיכתב כמסמך פנימי אצל המעסיק, וזאת בהתאם לחוק עבודה ומנוחה. רצוי גם לשמור את הדו"ח כשבע שנים אחורה בהתאם לחוק ההתיישנות של דיני העבודה בישראל, כך שאם יתגלעו מחלוקות בין העובדים לבין המעסיק, ניתן יהיה לבדוק אותן.

בנוגע לעובדים שחוק עבודה ומנוחה לא חל עליהם כמו למשל מנהלים במשרות אמון, חובה עדיין לציין את מספר שעות העבודה ומספר ימי העבודה שלהם בדו"ח השכר, כך שבפועל גם עבורם יש לבנות דו"ח נוכחות, וכיום הדבר מתאפשר באמצעות דיווח שעות מקוון (ראו סעיף הבא).

דיווח שעות מקוון

דיווח שעות מקוון הפך כיום לכורך המציאות על מנת שיהיה ניתן לבנות עבור העובדים את דו"ח הנוכחות שלהם. דיווח שעות זה מחליף את שעוני הנוכחות הישנים שלעיתים קרובות לא היו אמינים מספיק, מה שייצר אי אחידות בדוחות ואף דוחות שגויים. לדיווח שעות מקוון המחובר למערכת הדוחות יש יתרונות רבים :

אבטחה הדוקה יותר -  ניתן למלא את השעות רק באמצעות שם משתמש וסיסמה וכך אפשר לוודא כי גורמים לא מורשים לא נכנסים למערכת. כמו כן, קיים גיבוי נוח וזמין של המערכת בענן.

זמינות מכל מקום ומכל שעה- ניתן לדווח את השעות דרך המחשב, הסמארטפון, הטאבלט וכו', כך שאין בעיה למלא דו"ח נוכחות גם עבור עובדים שעובדים מן הבית או נמצאים בשטח (לדוגמה, אנשי מכירות).

תמיכה טכנית – אין יותר צורך לקרוא לטכנאי כל פעם שיש תקלה טכנית בשעון הנוכחות ואפשר לתקן כל בעיה דרך תמיכה טכנית במייל או בטלפון.

מעקב גאוגרפי אחרי העובדים – ניתן לוודא האם העובדים אכן נמצאים במקום בו הם אמורים להימצא, וזאת למטרות פיקוח ובקרה.

בין לקוחותינו

כל התכנים, המידע והעזרים המופיעים באתר מלם שכר, נועדו למתן אינפומציה בלבד, ואינם בגדר המלצה.
השימוש באתר כפוף לתנאי השימוש ואינו מחליף את אחריות הגולש לקבלת ייעוץ ע"י גורם מוסמך.

נגישות
גודל טקסט:
א א א
שינוי צבעי האתר:
מקשי קיצור
?

לחיצה חוזרת ונשנית על המקש Tab תעביר אתכם בין הקישורים והאזורים השונים בעמוד.

הפעלת מקשי הקיצור תלויה בדפדפן שבו אתם משתמשים:

ב Internet Explorer ובChrome ובגרסאות ישנות של Firefox: לחצו על מקש Alt ועל מקש המספר או האות על-פי הרשימה. ב Firefox 3 ומעלה: לחצו על המקשים Alt + Shift + המספר או האות.

S - עבור לתוכן העמוד
1 - עמוד הבית
2 - חיפוש
אתר חלופי