המעסיק מחויב להעביר את התשלום לקרן הפנסיה/קופת הגמל/ ביטוח מנהלים באמצעות דיווח מסודר (למשל קובץ 100 או קובץ הפקדה), חודש בחודשו, בתוך שבעה ימי עסקים מיום תשלום השכר או עד ה-15 לחודש, המוקדם מביניהם, אחרת תחול עליו ריבית פיגורים כלפי הגוף הפנסיוני.
במידה והמעסיק לא העביר את הכספים תוך 21 יום מהיום שבו נחשב השכר כמולן (לפי חוק הגנת השכר) ייחשב כל השכר,
שעבורו מופרשים הסכומים לביטוח הפנסיוני, כשכר מולן (גם אם השכר עצמו שולם בזמן ולא היה מולן).
קיימת חובה להעביר את ההפרשות במועד שצוין לעיל, בגין כל מרכיבי ההפרשה לפנסיה (תגמולי עובד, מעביד, ופיצויים).
בנוסף על המעסיק לוודא שההפקדות לא חורגות מהתקרה המותרת לפי חוק הפנסיה.
כל הדוחות וההעברות הפנסיוניות נדרשות בשמירה ובתיעוד מצד המעסיק לפחות 7 שנים.
תיעוד זה כולל: דוחות הפקדה חודשיים, העתקי טפסי דיווח לקרנות, ורישומים פנימיים של חישוב שכר והפרשות.
