בעולם שבו זמן = כסף, מעקב מדויק אחרי שעות העבודה של עובדים הפך למרכיב חיוני בכל ארגון. מכאן ששימוש במערכות נוכחות מתקדמות משפר משמעותית את תהליכי הניהול, הארגון, והעמידה בלוחות הזמנים.
מעבר לפונקציות הבסיסיות של ניתוח שעות העבודה, המערכות המודרניות בתחום זה עברו שינויים מרחיקי לכת, ומביאות עימן חידושים טכנולוגיים לצד אתגרים לא פשוטים.
התמודדות עם אתגרים
האתגר הראשון שמזוהה עם מערכת נוכחות הוא ניהול הנתונים בצורה חכמה ויעילה. עסקים גדולים ומגוונים מנהלים מאות ואף אלפי עובדים, וכל עובד עשוי להימצא פיזית במגוון אתרים שונים, לעבוד בשעות עבודה שונות, ולעיתים גם בשעות גמישות. בניית מערכת נוכחות שמסוגלת להציע פתרונות מותאמים אישית לכל ארגון, תוך שמירה על פרטיות העובדים, היא משימה לא פשוטה.
בנוסף, יש לקחת בחשבון את הצורך לנהל את הנוכחות של עובדים מרחוק (למשל, במודל של עבודה היברידית), ואפילו של עובדים במשמרות גמישות או משמרות לילה.
חידושי טכנולוגיה במערכות נוכחות
עם השנים, מערכות הנוכחות עברו מהפכה טכנולוגית. בעבר, ניהול הנוכחות היה מבוסס על כרטיסי נוכחות מכניים או מערכות פשוטות שנדרשו לניהול ידני. כיום, קיימות מערכות נוכחות חכמות, הכוללות:
- זיהוי ביומטרי – טכנולוגיית זיהוי פנים, טביעת אצבע, או זיהוי קשתית עין, אשר מאפשרת הימנעות מהונאות ומספקת פתרון מדויק יותר לניהול נוכחות העובדים.
- בקרת כניסה – לחלק מהמערכות יש אינטגרציה מובנית עם מערכת בקרת הכניסה של הארגון (Access Control). כך, כאשר עובד נכנס לחניון או לשטח המשרד, תבוצע עבורו גם החתמת כניסה או יציאה לנוכחות, ללא מעורבות של העובד.
- מעקב מרחוק – עובדים יכולים לעדכן נוכחות באמצעות אפליקציות ייעודיות בטלפונים ניידים, מה שמסייע לעסקים המפעילים עובדים מרוחקים או בשטח. טכנולוגיות GPS מאפשרות בנוסף לזהות את מיקום העובד.
לאחרונה אנו רואים יותר ויותר ארגונים שוויתרו על תחזוקה יקרה של שעוני נוכחות לטובת החתמה מבוססת GPS – מה שמסייע גם לוודא שההחתמה תתבצע מהסניף ולא מחוצה לו. - בקרות תקציביות משופרות – כאשר דיווחי הוצאות נעשים מהמערכת, ניתן להצליב בין כללים ולהציפם. למשל מקרה חריג בו עובד דיווח על חניה בשבת. כנ"ל לגבי ימים בהם יש דיווח נוכחות אך אין דיווח פרויקטים.
- התראות בזמן אמת – "מציפות" למנהלים מידע חיוני כאשר קיימות בעיות, כמו הגעת עובדים מאוחרת, או עובד/ים החסרים במשמרות.
- ניהול חופשות ומחלות אוטומטי – המערכות המתקדמות מאפשרות ניהול חופשות, ימי מחלה ושעות נוספות באופן אוטומטי, ומפשטות את העבודה של מחלקת משאבי אנוש.
- דוחות חכמים וניתוח נתונים – המערכות המודרניות מציעות דוחות אוטומטיים, שמאפשרים למנהל להבין את התמונה הכללית, לזהות בעיות בזמן אמת ולייעל את משאבי החברה.
המהפכה הדיגיטלית
המעבר ממערכות נוכחות "קלאסיות" – לניהול נוכחות דיגיטלי, מהווה שינוי מהותי בעולם העבודה.
בעידן שבו עובדים מצפים לאפשרויות גמישות, וטעויות בנתונים עלולות להיות קריטיות, חשוב להבין שמערכות נוכחות לא משמשות יותר רק כאמצעי למעקב אחרי שעות עבודה. הן גם מהוות כלי אסטרטגי להבטחת ציות לחוקים (Compliance), שיפור התפוקה, ושמירה על זכויות העובדים.
אם בעבר היה חשוב לוודא שניתוח שעות העבודה הוא נכון, היום – זה פשוט לא מספיק.
רוב הארגונים מעוניינים להבין מה קרה במהלך המשמרת – איזה משימות בוצעו, וכמה זמן הושקע בכל משימה, במטרה לנטר את הפרודוקטיביות של העובדים ולהשתפר.
מערכות מתקדמות מציעות גם סידור עבודה (Scheduling) ושיבוץ. מערכת סידור עבודה מספקת מענה לאתגרים של בניית סידור עבודה המתחשב בזמינות והעדפות העובדים, תוך שמירה על יישום בפועל של דיני העבודה והתאמה להסכמי עבודה אישיים וקיבוציים – כל זאת תוך עמידה בתקציב ומניעת איוש יתר.
בשיטה זו לוקחים את הנוכחות שלב אחד קדימה – תכנון ומניעה. באמצעות חלוקה נכונה יותר של העבודה, מאזנים את העומסים, מונעים גלישה לשעות נוספות ועומדים בתקציב. סידור עבודה נפוץ ביותר בקמעונאות, בתיירות ובתעשייה.
בנוסף, קיימים כלים טכנולוגיים המאפשרים אינטגרציה עם מערכות אחרות בארגון, כמו: מערכת ניהול משאבי אנוש, מערכת שכר, ומערכות פיננסיות. חיבור בין כל המערכות הללו מבטיח תיאום ויעילות מקסימליים, והופך את ההתמודדות עם נתונים – לעסק חכם הרבה יותר.
אתגרים עתידיים
לצד כל ההתפתחויות שצויינו, קיימים גם אתגרים שעלולים להיווצר עם התפשטות הטכנולוגיות החדשות. קיים חשש לעיתים לפגיעה בפרטיות העובדים, ולכן חשוב שמערכות הנוכחות תעמודנה בסטנדרטים מחמירים של אבטחת מידע.
בנוסף, ההתמודדות עם עובדים המורגלים בשיטות ישנות יכולה להיות מאתגרת. למרות כל היתרונות הטכנולוגיים, חלק מהעובדים עלולים להיות עיקשים בהעדפותיהם ולקבל את השינוי בהיסוס.
לסיכום
מערכת נוכחות היא כלי מרכזי בניהול עסקי, והיא עברה מהפכה טכנולוגית בשנים האחרונות.
אתגרי ניהול המערכת לצד החידושים בתחום, מייצרים תחום שנמצא בהתפתחות מתמדת. עם המעבר לעבודה היברידית ומרחוק, קיימות יותר דרישות ממערכות נוכחות להיות מותאמות אישית לכל ארגון, להיות חכמות ומאובטחות.
בעידן הדיגיטלי, המערכות הללו לא רק עוקבות אחרי שעות עבודה, אלא גם על הפרודוקטיביות, בכך מאפשרות שיפור בניהול ובקבלת החלטות עסקיות קריטיות.
מערכת הנוכחות הגמישה של סינריון, מוטמעת ומותאמת מזה שנים רבות, לצרכים העסקיים ולשיטות העבודה של ארגונים מקומיים ובינלאומיים, ומסייעת להם לעמוד ביעדים הארגוניים ולמקסם את התוצאות העסקיות".
לפרטים ולמידע נוסף לגבי מערכת הנוכחות של סינריון מבית מלם שכר פלוס, צרו איתנו קשר כאן.
