היום הראשון בעבודה מתחיל הרבה לפני יום העבודה הראשון
עובד חדש צפוי להצטרף לארגון, אך עוד לפני כניסתו לתפקיד מתחיל תהליך שלם הכולל איסוף מסמכים, חתימות, העברת מידע, תיאומים בין מחלקות וקליטה למערכות הארגון. כאשר התהליך אינו מנוהל בצורה מסודרת, הוא עלול ליצור עומס תפעולי עבור מחלקות משאבי האנוש והשכר, לצד חוויית קליטה פחות מיטבית עבור העובד החדש.
כיום, יותר ויותר ארגונים מבינים שתהליך האונבורדינג אינו מסתכם בהשלמת טפסים, אלא מהווה שלב משמעותי בבניית מערכת היחסים בין העובד לארגון.
ליאת כהן יצחק, מנהלת משאבי האנוש של מלם שכר פלוס וסינריון, מסבירה:
"עובדים מגבשים רושם ראשוני על הארגון כבר בשלבי הגיוס והקליטה. תהליך מסודר, ברור ונגיש מסייע ליצור תחושת ביטחון, שייכות ומחוברות כבר מהיום הראשון".
האתגר: הרבה גורמים, הרבה משימות
תהליך קליטת עובד חדש כולל מעורבות של מספר רב של בעלי תפקידים:
כאשר כל שלב מתבצע באופן ידני, גדל הסיכון לעיכובים, טעויות וחוסר אחידות בתהליך.
איך דיגיטציה מסייעת לתהליך הקליטה?
מערכת אונבורדינג דיגיטלית מאפשרת לרכז את כלל תהליך הקליטה במקום אחד, החל משלב החתימה על מסמכי ההעסקה ועד לשמירת המידע בתיק העובד.
כך למשל, העובד יכול:
במקביל, הגורמים הרלוונטיים בארגון מקבלים התראות ומעקב אחר התקדמות התהליך, ללא צורך ברדיפה אחר מסמכים או בהזנת נתונים חוזרת.
הטכנולוגיה היא רק חלק מהפתרון
לדברי ליאת, לצד הכלים הדיגיטליים חשוב לא פחות להשקיע בחוויית הקליטה עצמה. "קבלת פנים נעימה, היכרות מסודרת עם הצוות, שיחה עם המנהל הישיר ותכנון מוקדם של הימים הראשונים מסייעים לעובד להרגיש חלק מהארגון כבר מהרגע הראשון."
כאשר משלבים בין תהליך מובנה, תקשורת נכונה וכלים טכנולוגיים מתקדמים, ניתן ליצור חוויית קליטה טובה יותר עבור העובדים ולייעל משמעותית את העבודה של צוותי משאבי האנוש והשכר.
הניסיון שנצבר במלם שכר פלוס ובסינריון, בליווי ארגונים רבים בתהליכי קליטה וניהול הון אנושי, מלמד כי דיגיטציה של תהליך האונבורדינג מאפשרת לארגונים לשפר את חוויית העובד, לצמצם עומסים תפעוליים ולייצר תהליך עבודה אחיד ומבוקר.
לשם כך פותחה מערכת Malam Payroll Onboarding המאפשרת לנהל את תהליך הקליטה באופן דיגיטלי, החל משלב החתימה על מסמכים ועד לקליטה מלאה של העובד במערכות הארגון.
אם אתם בוחנים דרכים לייעל את תהליך הקליטה בארגון, ייתכן שכדאי להתחיל דווקא מהיום הראשון של העובד. למעשה, עוד הרבה לפניו.
ולמעסיקים – מערכת האונבורדינג הייחודית Malam Payroll Onboarding, אשר פיתחנו והוטמעה כבר במאות ארגונים, יכולה להיות מיושמת גם אצלכם. אם אתם מעוניינים לתאם הדגמה, פנו אלינו כעת >>
