מלם שכר - התאמה מושלמת לצרכיך
מאמרים

סידור עבודה וניהול זמן נכון

17 נובמבר, 2016

כל בעל עסק רוצה שהעבודה בחברה שלו תתבצע באופן היעיל ביותר. כאשר מדובר על חברה קטנה, פשוט יותר  לעקוב אחרי פעילות העובדים ובכך למדוד את יעילות העסק. עם זאת, כאשר החברה גדלה, שיבוץ העובדים באופן ידני הופך למשימה יותר קשה. הדרך היעילה להימנע מטעויות בשיבוץ היא להשתמש במערכות סידור עבודה ממוחשבות אשר מקלות על ניהול העסק והעובדים. במאמר זה יוסבר מדוע חשוב לבנות סידור עבודה יעיל וינתנו כמה טיפים בנושא ניהול זמן נכון.

 

מהו ניהול זמן נכון?

ניהול זמן ניתן להשוות לפעילות גופנית - צריך לבצע אימונים באופן קבוע ולהוסיף משקלים ועומס בהדרגה. אימונים קבועים גורמים לנו להיות בכושר, לכן, אם נשווה בין פעילות גופנית לנושא של ניהול זמן, נבין כי הצורך בתוכנת ניהול זמן בחיינו היא קריטית. לכן, בהקשר לעסקים, תוכנות סידור עבודה הן בגדר חובה. למרבה הצער,ישנן חברות שטוענות כי אין להן זמן להבין את תפעולה של מערכת חדשה וממשיכים לבנות סידור על דפים שנוטים להאבד או במקרים חמורים יותר, לא לבנות סידור כלל. כך נוצר לו מעגל סגור: "אין זמן לתכנון הזמן". חשוב להבין כי השקעה של 25 דקות בלבד ושימוש בכלים ממוחשבים זו השקעה שחוסכת זמן וכסף.

 

כיצד מנהלים זמן בצורה יעילה ובונים סידור עבודה נכון?

רבים מוצפים מדי יום בכמות משימות גדולה שעליהם לבצע תוך זמן מוגבל. ארגון משימות אלה במערכת נוחה מאפשר לנהל את הזמן בצורה יעילה יותר.

בכל הנוגע לחברות קטנות עד גדולות, כאשר אינכם בונים מערכת שעות וסידור עבודה קבוע, אין לכם דרך לעקוב אחר משמרות העובדים ובסופו של דבר נוצר אי סדר. הדבר עלול להוביל לחוסר איזון ואף לסכסוכים בחברה משום שעובד אחד יכול למצוא את עצמו עושה משמרות רבות, כאשר עובד אחר מגיע לחברה כפעמיים בשבוע.

אם הנכם בונים סידור עבודה אך עושים זאת על דף, החיסרון בכך הוא, כפי שציינו קודם לכן, שהדפים נוטים להאבד ואין ביכולתם להתריע לכם על שיבוץ כפול או התנגשויות בין שעות.

במערכות סידור עבודה ממוחשבות ישנה אופציה לעקוב אחרי שיבוצים לא תקינים והתנגשויות בין משמרות.

 

החלפה בין משמרות

בחברות גדולות העובדים נוטים להחליף משמרות אחד עם השני וללא מערכת סידור עבודה ממוחשבת קשה לעקוב אחרי החלפות אלו.

מי שאי פעם בחייו ניהל מוקד טלפוני או היה נוכח בו, יודע כי כאשר יוצא סידור עבודה חדש, כמות ההתכתבויות במיילים בין העובדים עם בקשות להחליף משמרות ביניהם היא עצומה. באמצעות מערכות ממוחשבות נושא זה הופך לפשוט יותר כאשר ברגע החלפת המשמרות בין שני עובדים לדוגמא, ניתן לבצע את השינוי באמצעות מספר קליקים בלבד. בחלק מהמקרים הרשאה זו פתוחה אפילו לעובדים עצמם על מנת שיבצעו החלפות משמרות ביניהם, ללא צורך בעירוב המנהלים.

 

סידור עבודה וצירוף משימות שעתיות

דרך נוספת לנהל את הזמן בצורה יעילה יותר, היא להוסיף לסידור העבודה אפשרות של ניהול משימות על בסיס שעתי. כך תוכלו להעביר לעובדים משימות על פי סדר חשיבותן. כמו כן, באמצעות ניהול משימות על בסיס שעתי ניתן לחשב גם הפסקות ובכך להפוך את העבודה לפרודוקטיבית יותר.

 

סיכום

קיימות שיטות רבות לניהול הזמן בצורה נכונה וכדאי לשקול ברצינות להשתמש בהן. אחת השיטות הבולטות היא בניית סידור עבודה ממוחשב על בסיס קבוע הכולל משימות שעתיות.

בין לקוחותינו

כל התכנים, המידע והעזרים המופיעים באתר מלם שכר, נועדו למתן אינפומציה בלבד, ואינם בגדר המלצה.
השימוש באתר כפוף לתנאי השימוש ואינו מחליף את אחריות הגולש לקבלת ייעוץ ע"י גורם מוסמך.

נגישות
גודל טקסט:
א א א
שינוי צבעי האתר:
מקשי קיצור
?

לחיצה חוזרת ונשנית על המקש Tab תעביר אתכם בין הקישורים והאזורים השונים בעמוד.

הפעלת מקשי הקיצור תלויה בדפדפן שבו אתם משתמשים:

ב Internet Explorer ובChrome ובגרסאות ישנות של Firefox: לחצו על מקש Alt ועל מקש המספר או האות על-פי הרשימה. ב Firefox 3 ומעלה: לחצו על המקשים Alt + Shift + המספר או האות.

S - עבור לתוכן העמוד
1 - עמוד הבית
2 - חיפוש
אתר חלופי