בשאיפה למצוינות במתן פתרונות ושירותי אריזת מזון בסביבה עסקית תחרותית, המפעל בטורונטו השקיע בפתרונות שיסייעו לו להתייעל ולהגביר תפוקה. עם זאת, שעוני הנוכחות הידניים ותהליכי עיבוד הנתונים להכנת משכורות, נותרו כמעט ללא שינוי.
לאחר בחינה של פתרונות לניהול זמן ונוכחות עובדים של מספר חברות, נבחר הפתרון של Synerion (לביא טיימטק לשעבר) בשל התאמתו למורכבות של תשלומי השכר במגזר היצרני. גם המיקוד של Synerion בצרכי הלקוח ומתודולוגיית ההטמעה היעילה של החברה, היוו מבדלים שנלקחו בחשבון בהחלטה על הפתרון הנבחר.
הניהול הידני של מעקב הנוכחות של מערך העובדים בפס הייצור במפעל בטורונטו ש- 80% מעובדיו כפופים להסכמי עבודה של איגוד מקצועי, היה תהליך מסורבל, עתיר זמן וחשוף לטעויות אנוש רבות. קשה היה לזהות מי עבד? איפה? מתי? ובאיזה תעריף?, כאשר איסוף הנתונים היה באמצעות כרטיסי דיווח ידניים שרוכזו והועברו בגיליונות אקסל כהכנה לשכר.
האתגר היה אם כן, להבטיח שליטה בעלויות בכל פס ייצור, כמו גם, לוודא תשלום מדויק לכל עובד, בהתאם לעבודה שביצע.
ניטור שעות הנוכחות, שעות נוספות והיעדרויות נעשה רטרואקטיבית על בסיס כרטיסי הנוכחות והיה חשוף לאי-דיוקים כגון: עובד המחתים כרטיס בשם עובד מאחר, או תשלום שעות נוספות למרות שהעובד עבד בפועל פחות מהמוגדר בתקן.
עדכון נתונים באופן רטרואקטיבי יצר לחץ עצום בשלב הכנת המשכורות והיקשה על חישוב מדויק של התשלום לו זכאי העובד. תהליך ידני זה, שנוהל בגיליונות אקסל, תוקן והוזן ידנית למערכת השכר, היה חשוף לטעויות אנוש ולא אחת חייב ניכויים והפחתות תשלום גם לאחר הכנת חישובי השכר.
הפתרון המשולב שלנו, לחשבות שכר, ניהול משאבי אנוש ונוכחות, חוסך לכם את הצורך בהקמת נתונים במערכות שונות, מאפשר לכם אוטומציה של תהליכים וצמצום אדמיניסטרציה וניירת.
ההתאמה לחוקת עבודה ולהסכמים של איגודים מקצועיים, דרשה השקעת מאמצים מרובה הן ממחלקת משאבי האנוש והן ממחלקת השכר. העבודה הידנית של איסוף נתונים מדויק, חישוב והפקת דוחות המשקפים את זמני ותנאי העבודה, הייתה כרוכה בהשקעת משאבים רבים והותירה חשיפה לסיכונים בשל אי התאמה לחוקי עבודה והסכמים
מציאת האיזון בין עלויות העבודה לבין שולי הרווחיות הצרים מאי פעם, היא אתגר משמעותי עבור מפעלי ייצור. עם תהליכים ידניים וללא מידע מקיף ודוחות אודות זמן הנוכחות האמיתי והתעריפים השונים במשימות שונות, לא יכלו המנהלים לעקוב אחרי עלויות העבודה בפועל. היעדר המידע הוביל לחריגה בכמות המתוכננת של השעות הנוספת ותוספת לעלויות התפעול.
מפעל Bemis Flexible Packaging בטורונטו התנסה בעבר בתהליך הטמעה לא מוצלח של מערכת לניהול זמן ונוכחות עובדים של חברה בינלאומית ידועה.
לתהליך ההטמעה של מערכות Synerion לניהול זמן ונוכחות, כמו גם תמחיר משימות וסידור עבודה, הגיע הארגון מתוך הבנה של מורכבות הנושא. לא היה מדובר בהמרה פשוטה של שעות העבודה לתשלומי שכר, אלא ביישום של פורמטים ותעריפים שונים על פי משימות, וחישובים מורכבים של חופשות והיעדרויות והעברתם לשכר. התהליך לווה בשינוי בתרבות הארגונית ועורר תחילה לא מעט התנגדויות הן מצד העובדים והן מצד הממונים, עד להשלמתו.
עם המעבר מתהליכים הידניים, עתה עובר מידע באופן אוטומטי בין עובדים, ממונים, והאחראיים על סידור העבודה. עבודת מחלקות משאבי האנוש והשכר נעשתה יעילה ומדויקת יותר והם צמצמו את כמות העבודה החוזרת והתיקונים שנאלצו לבצע בעבר. סידור העבודה, אישור שינויים, עדכוני פעילות ואפילו הערות לגבי עדכונים, מוזנים מעמדות הממונים ומחלקות משאבי האנוש והשכר, כמו גם מנהלים וממונים אחרים, יכולים לצפות בהם בכל עת.
עם התגברות הצורך בטיפול יזום בתהליכים עסקיים תובעניים, מנהלים זקוקים לתובנות בנוגע למערך העובדים שלהם. בעזרת המערכות של ,Synerionהמנהלים והממונים ב- Bemis Flexible Packaging קיבלו חשיפה משופרת של תכנון סידור העבודה ושל הנוכחות בפועל. בתום כל יום עבודה, יכולים הממונים להשוות בין התכנון ובין הביצוע בפועל. מאישור היעדרויות ועד לשינויים ברצפת הייצור המשפיעים על תעריפי שעות העבודה, המידע עתה הוא תמיד מעודכן ומדויק ומוכן לעיבוד ולהעברה לשכר.
הקשר בין עלויות תפעוליות בפועל לבין תשלומי שכר הביא להתייעלות. גם אם נערכה הקצאת שעות נוספות, המערכת מוודאת תחילה כי העובד השלים את כל שעות העבודה כמוגדר בתקן והשעות הנוספות נספרות רק מעבר לכך. צעד זה בפני עצמו, הביא להפחתה משמעותית בתשלומים עודפים.
דיוק בתשלומים הושג גם באמצעות מדידה מדויקת של היעדרויות, איחורים וחופשות. בנוסף, מערכת תמחיר משימות מבטיחה תשלום לעובד על פי תעריפי המשימה שביצע.
באופן זה וכתוצאה מהתשלום המדויק, השיגו ב- Bemis Flexible Packaging הפחתה בהוצאות תוך עליה בשביעות רצון העובדים, המתוגמלים כעת בהתאם למשימות שביצעו.
הצפי במפעל בטורונטו הוא לחסכון נוסף מידי חודש בעזרת המערכות של Synerion לאחר השגת החזר על השקעה תוך פחות משנה.
זיהוי השותף המתאים
