דיווח נוכחות באמצעות אפליקציה מאפשר להשתמש במכשיר הטלפון הנייד כמסוף נוכחות אישי. הוא מהווה פתרון אידיאלי לעובדי שטח, עובדים מהבית ולעובדי ארגונים בעלי פריסה רחבה.
היכולות הטכנולוגיות:
- דיווח מבוסס מיקום (GPS): המערכת מאפשרת לעובד לדווח כניסה ויציאה, תוך תיעוד המיקום הגיאוגרפי של ביצוע הפעולה. כמו כן, ניתן להגדיר “גדר וירטואלית” (Geofencing) המגבילה את אפשרות הדיווח רק לאזורי עבודה מאושרים מראש, מה שמבטיח את אמינות הנתונים.
- דיווח משימות ופרויקטים: מלבד דיווח הנוכחות הכללית, האפליקציה מאפשרת לעובדים לשייך שעות עבודה למשימות, פרוייקטים או למרכזי עלות ספציפיים. נתונים אלו חיוניים ומרוכזים לצורך ניתוח והבנת עלויות כוח האדם בארגון.
- שירות עצמי ושקיפות (Self Service): העובד נהנה מגישה ישירה לנתוניו התעסוקתיים, בהם: צפייה בסיכומי שעות, יתרות חופשה והגשת בקשות להיעדרות (חופשה/ מחלה/ מילואים) ישירות מהנייד, מה שמצמצם בירוקרטיה מול מחלקת ה-HR והשכר, תוך הגברת השקיפות.
מגבלות חוקיות והגנת הפרטיות, מעסיקים, לתשומת לבכם:
- חובת הסכמה: השימוש באיכון גיאוגרפי (GPS) מחייב את הסכמת העובד. בתי הדין לעבודה מדגישים כי יש ליידע את העובד באופן שקוף על השימוש בטכנולוגיה.
- דיווח נקודתי מול מעקב רציף: מבחינה חוקית, המערכת מתעדת את המיקום רק ברגע הדיווח (כניסה או יציאה). חל איסור על הפעלת מעקב GPS רציף לאורך כל יום העבודה, שכן הדבר מהווה פגיעה לא מידתית בפרטיותו של העובד.
- אבטחת מידע: מאחר שמדובר במידע רגיש הכולל מיקום ופרטים אישיים, על המערכת לעמוד בתקני אבטחת מידע מחמירים ובתקנות הגנת הפרטיות (כולל רישום מאגר מידע במידת הצורך).
בשורה התחתונה:
דיווח מהסמארטפון מייעל את העבודה ומעניק גמישות מרבית הן למעביד והן לעובד, תוך מתן שקיפות, כל עוד הוא מיושם תוך איזון בין צרכי הבקרה של המעסיק לזכותו של העובד לפרטיות.