הרקולס הינה מערכת מתקדמת, שמטרתה לשפר ולייעל את תהליכי ניהול המשאב האנושי בארגון שלכם.
הרקולס מספקת פתרון דיגיטלי וחדשני לניהול מחזור חיי העובד, משלב הגיוס של העובד ועד לפרישה שלו .H2R (From Hire to Retire)
ניהול נכון של ההון האנושי בארגון, מחייב תהליכים יעילים ונגישים. מערכת הרקולס מבטיחה: תיעוד, שמירה ונגישות מיטבית של כל המידע הנוגע לעובדים, ומציעה פתרון מקצועי ומקיף לכלל צורכי משאבי האנוש בארגון.
הרקולס מאפשרת לנהל את התרבות הארגונית, הערכים והיעדים במערכת מרכזית, חדשנית וידידותית לשימוש, הן לעובדים והן למנהלים. המערכת משתלבת בצורה אינטגרטיבית עם מערכות נוספות כגון: גיוס, שכר ונוכחות, ומציעה פתרון הוליסטי לכל תהליכי ניהול המשאב האנושי בארגון.
הרקולס הופכת את תהליכי העבודה הפנים והחוץ ארגוניים, למהירים ונגישים, ומאפשרת למנהל לקבל החלטות מושכלות המבוססות על נתונים עדכניים. המערכת מבוססת ענן (Cloud) מה שמספק רמת אבטחה גבוהה ביותר וזמינה לשימוש מכל מקום ובכל זמן, והיא מותאמת לארגוני Enterprise וגם לארגוני SMB.
ניהול דיגיטלי מלא של תהליכי משאבי אנוש באמצעות מערכת הרקולס מביא לשיפור משמעותי ביעילות התפעולית של הארגון. מעבר לחיסכון בזמן ובמשאבים, המערכת מחזקת את הקשר עם העובדים ומאפשרת מתן מענה מהיר ומקצועי לצרכים המשתנים של הארגון. הגמישות והנגישות שלה הופכות אותה לכלי חיוני בניהול המודרני של משאבי אנוש, במיוחד בעידן שבו עבודה מרחוק והיברידיות הופכת לסטנדרט.
שילוב בין מערכת השכר למערכת הנוכחות של מלם שכר פלוס מאפשר:
הרקולס מספקת מנועי workflow להכוונת תהליכים לפי מבנה ארגוני, ומערכת התראות עבור אירועים שונים בחיי העובד.
עולם הגיוס הארגוני עובר מהפכה עם כניסתן של טכנולוגיות מתקדמות ובינה מלאכותית לתחום. מערכת הרקולס מובילה מהפכה זו באמצעות פלטפורמת גיוס חדשנית, המשלבת טכנולוגיות AI מתקדמות עם כלי ניהול חכמים, ומשנה את האופן בו ארגונים מגייסים ומאתרים את המועמדים המתאימים ביותר.
במרכז המערכת קיים מנוע AI, עבור מילות חיפוש, ויכולת לזהות ולנתח מגוון רחב של כישורים. המערכת מזהה לא רק כישורים מקצועיים מובהקים, אלא גם כישורים רכים חיוניים כמו: יכולות תקשורת, מנהיגות, יכולת עבודה בצוות, וחשיבה יצירתית – כישורים שפחות אותרו במערכות מסורתיות.
יכולת נוספת של המערכת היא מנגנון ההתאמה האוטומטי למשרה. באמצעות אלגוריתמים מתקדמים, המערכת מנתחת את דרישות המשרה אל מול פרופיל המועמד ומספקת ציון התאמה ברמת דיוק גבוהה. ניתוח זה מתבסס על מגוון פרמטרים, כולל ניסיון מקצועי, השכלה, כישורים טכניים וכישורים רכים, ומייצר תמונה מקיפה של מידת ההתאמה של המועמד לתפקיד.
במערכת קיימת יכולת לזהות ולעקוב אחר מועמדים חוזרים. המערכת מזהה באופן אוטומטי מועמדים שעבדו בארגון בעבר או הגישו מועמדות למשרות קודמות, ומספקת למחלקת גיוס מידע היסטורי חיוני על התאמתם וביצועיהם הקודמים. מידע זה מסייע בקבלת החלטות מושכלות לגבי התאמתם למשרות חדשות.
היעילות התפעולית של המערכת משנה את אופן עבודתה של מחלקת הגיוס. מודול הגיוס חוסך באופן משמעותי במשאב הזמן, למשל בסינון ידני של קורות החיים. בזכות יכולות המערכת כמו איתור מדויק יותר של המועמדים, המגייסים פוגשים מועמדים מתאימים יותר לתפקיד והזמן שנחסך מכל התהליך הינו משמעותי.
חווית המועמד עומדת אף היא במרכז תשומת הלב של המערכת. פורטל המועמדים החדשני מציע ממשק ידידותי למשתמש, עדכונים שוטפים על סטטוס המועמדות, ותקשורת שקופה לאורך כל התהליך. שיפור זה תורם לחוויית המועמד ומחזק את מיתוג המעסיק.
תהליך קליטת עובדים חדשים מהווה שלב חשוב בחיי העובד ובהתפתחות הארגונית. מערכת הרקולס מביאה בשורה משמעותית לתחום זה באמצעות דיגיטציה מלאה של תהליך הקליטה, המחליפה את הביורוקרטיה המסורבלת במערכת חכמה ויעילה.
במקום ההתנהלות המסורתית, הכרוכה באיסוף ותיוק של טפסים פיזיים ומעקב מייגע אחר חתימות ותהליכים ידניים, מציעה המערכת פלטפורמה דיגיטלית מתקדמת המייעלת את התהליך כולו. הפתרון מתחיל בשלב מילוי הטפסים הדיגיטליים, כאשר העובד החדש מקבל גישה מאובטחת למערכת עוד טרם תחילת עבודתו. החל מהצהרות, טופס 101 הבסיסי ועד לטפסי קליטה פנים-ארגוניים מורכבים, כל המסמכים מרוכזים בפלטפורמה אחת, נגישה ואינטואיטיבית.
המערכת מנהלת באופן אוטומטי את תהליך החתימה הדיגיטלית למסמכים החיוניים. העובד מונחה צעד אחר צעד דרך מערך ההצהרות וההסכמים הנדרשים, הכולל: נהלי בטיחות, מדיניות בנושא מניעת הטרדה מינית, הסכמי שימוש בציוד חברה, הצהרות סודיות ועוד.
חתימת חוזה ההעסקה – שלב חשוב בתהליך הקליטה, מתבצע אף הוא באופן דיגיטלי מלא. תהליך החתימה עצמו פשוט ומהיר, תוך שמירה על כל ההיבטים המשפטיים הנדרשים בארגון.
המערכת מציעה יתרונות משמעותיים לכל הגורמים המעורבים בתהליך:
מערכת הרקולס מציגה גישה חדשנית לניהול מידע ותהליכים ארגוניים בעולם משאבי האנוש המודרני. במרכז המערכת עומד תיק העובד הדיגיטלי, המהווה מאגר מאובטח ומקיף של כל המידע האישי והמקצועי.
תיק זה אינו רק מקום לאחסון מסמכים, אלא מערכת חכמה המנהלת באופן אוטומטי תהליכי עבודה ומשימות, תוך מעקב והתראה על אירועים משמעותיים בחיי העובד.
הפורטל הארגוני במערכת מהווה צומת מרכזי להעברת מידע ותקשורת בין כל הגורמים בארגון. העובדים נהנים מגישה ישירה למידע האישי שלהם ויכולים לבצע פעולות עצמאיות באופן מקוון, החל מצפייה במסמכי מדיניות ונהלים ועד להגשת בקשות וטפסים דיגיטליים.
יכולת זו חוסכת זמן יקר הן לעובדים והן למחלקת משאבי אנוש.
המערכת מעצימה את יכולות הניהול באמצעות דשבורד מתקדם המספק למנהלים תמונת מצב עדכנית ומקיפה.
כלי הניתוח המתקדמים מאפשרים זיהוי מגמות ארוכות טווח בתחומי הגיוס ועזיבת עובדים, ותומכים בקבלת החלטות מבוססות נתונים.
אחד היתרונות המשמעותיים של המערכת הוא הנגישות המלאה מכל מקום ובכל זמן, באמצעות ממשק אינטרנטי מאובטח המותאם הן למחשב והן למכשירים ניידים.
אבטחת המידע עומדת בסטנדרטים הגבוהים ביותר, מה שמבטיח את פרטיות העובדים ואת אמינות המידע הארגוני.
מערך הדוחות המתקדם מאפשר הפקת תובנות עמוקות מהמידע הארגוני. ניתן להתאים דוחות לצרכים ספציפיים, לנתח מגמות לאורך זמן ולייצא נתונים במגוון פורמטים.
המערכת אף מאפשרת הגדרת דוחות תקופתיים שמופקים באופן אוטומטי, מה שמייעל את תהליכי הבקרה והדיווח בארגון.
תהליך סיום העסקה מהווה שלב משמעותי במחזור חיי העובד בארגון, ודורש ניהול רגיש ומקצועי. מערכת הרקולס מציעה פתרון מקיף המאפשר לארגונים לנהל את התהליך באופן דיגיטלי, מסודר ויעיל, תוך שמירה על חוויה חיובית לכל הנוגעים בדבר.
במרכז התהליך קיים טופס הטיולים הדיגיטלי המחליף את הטופס המסורתי המודפס. טופס זה מנתב באופן אוטומטי את תהליך הפרידה בין כל הגורמים הרלוונטיים בארגון – החל ממחלקת משאבי אנוש, דרך מחלקתIT , ביטחון, שכר וכספים, ועד למנהל הישיר. המערכת מנהלת את שרשרת האישורים באופן אוטומטי, מתריעה על עיכובים ומאפשרת מעקב בזמן אמת אחר סטטוס התהליך.
נושא החזרת הציוד הארגוני, שלעיתים מהווה אתגר משמעותי, מקבל מענה מקיף במערכת. כל פריט ציוד מתועד דיגיטלית, והמערכת מנהלת רשימת מעקב מפורטת הכוללת מחשבים, טלפונים ניידים, כרטיסי גישה, ציוד מקצועי וכל אביזר אחר שנמסר לעובד. המנהל הישיר מקבל התראות אוטומטיות לגבי ציוד שטרם הוחזר, ויכול לעקוב אחר תהליך ההחזרה באופן שוטף.
המערכת מאפשרת גם ניתוח מעמיק של מגמות עזיבה בארגון. באמצעות שאלון דיגיטלי מובנה, נאסף מידע מפורט על סיבות העזיבה, שביעות רצון מהיבטים שונים בארגון, והצעות לשיפור. מידע זה מעובד לדוחות אנליטיים המאפשרים לארגון לזהות דפוסים ומגמות, כגון: שיעורי עזיבה במחלקות שונות, סיבות עזיבה נפוצות, או קשר בין ותק לעזיבה. תובנות אלה מסייעות בגיבוש אסטרטגיות לשימור עובדים ושיפור תהליכים ארגוניים.
מערכת ההתראות החכמה מבטיחה כי כל השלבים בתהליך מתבצעים במועד וכי לא נשכחים פרטים חשובים: החל מתזכורות על מועד הפרידה המתקרב, דרך התראות על משימות שטרם הושלמו, ועד להודעות על השלמת התהליך – המערכת מוודאת כי כל הגורמים המעורבים מעודכנים ופועלים בתיאום.
הדיגיטציה של תהליך סיום ההעסקה באמצעות מערכת הרקולס, מייעלת משמעותית את התהליך כולו, מפחיתה טעויות אנוש, ומאפשרת לארגון לנהל את הפרידה מהעובד באופן מכבד ומקצועי. הנתונים והתובנות המופקים מהמערכת תורמים לשיפור מתמיד של תהליכים ארגוניים ומדיניות שימור עובדים, ובכך מסייעים לארגון להתפתח ולהשתפר באופן מתמיד.
מודול סיום העסקה המהווה חלק מהפתרון ההוליסטי של מערכת הרקולס, משלים את המעטפת הדיגיטלית המקיפה לניהול מחזור חיי העובד בארגון.
מלם שכר פלוס הינה החברה הגדולה והמובילה בישראל לאספקת שירותים טכנולוגיים מתקדמים לניהול המשאב האנושי בארגון: מערכות שכר, מערכות משאבי אנוש, מערכות נוכחות וחסכון פנסיוני.