סיפורי לקוח
פתרונות סינריון לענף הייצור בפלרם
אודות פלרם
מטה החברה ומפעל הייצור המרכזי בישראל נמצאים בקיבוץ רמת יוחנן ולחברה נציגויות ומפעלים באירופה, אמריקה, אפריקה, אוסטרליה ואסיה.
במטה ובמפעל בארץ מועסקים כ- 500 עובדים, בהסכמי עבודה שונים: הסכם שעתי, הסכם חודשי, הסכם גלובלי, הסכם עם משמרות וכיוב'. מחלקות הייצור פועלות 24-7, בשלוש משמרות.
אתגרים
כארגון עתיר עבודה המעסיק מגוון רחב של עובדים, מרביתם עובדי משמרות, ניהול הנוכחות היה תהליך מורכב שדרש דיווחים ותיקונים ידניים בסוף כל חודש. מצב זה יצר צווארי בקבוק משמעותיים בתהליך הכנת השכר במחלקות השכר ומשאבי האנוש.
ההתמודדות המתמשכת עם דיווחים חסרים, הצורך במעקב אחר עובדים, תיקון דוחות ואישור שעות נוספות על ידי המנהלים, הובילו להחלטה אסטרטגית: יש להעניק למנהלים, כבר ברמת מנהלי הצוותים, כלים מתקדמים לתכנון, ניהול וניטור המשמרות, הנוכחות וההיעדרויות של עובדיהם בזמן אמת – וכל זאת תוך הקפדה על שמירה מלאה על זכויות העובדים ועמידה בדיני העבודה.
הפתרונות
פלרם - שדרוג מערך ניהול הנוכחות עם Synerion Direct
פלרם היא לקוחה ותיקה של פתרונות Synerion לניהול מערך העובדים. עד למעבר לגרסה העדכנית של המערכת, רק חלק ממנהלי המחלקות השתמשו בממשק השירות העצמי לצורך ניהול נוכחות העובדים, והמערכת לא שימשה ככלי עבודה יומיומי.
במטרה לשפר את יכולות הניהול, השליטה והבקרה, בוצע תהליך שדרוג מקיף שבו שופרו יכולות המערכת ונוספו מודולים חדשים.
שירות עצמי למנהלים – Synerion Direct
במסגרת תהליך השדרוג, הוחלט להטמיע את כלי השירות העצמי Synerion Direct בקרב עובדי המטה ומנהלי המפעל, החל ממנהלי הקווים. הכלי מאפשר לעובדים ולעמיתיהם לעדכן דיווחי נוכחות ולנהל בקשות היעדרות בקלות וביעילות.
העץ הארגוני עודכן ונבנה מחדש במבנה מפורט, הכולל הגדרת ממונים לכל עובד. הממונים אחראים לניהול, עדכון וניטור שוטף של נוכחות, שעות נוספות ועוד.
Synerion Direct מעביר את האחריות בנושאים אלה לידי העובדים והממונים, תוך הפיכתו לכלי עבודה יומיומי. כך מצטמצמים צווארי בקבוק במחלקת השכר ומתקצר משמעותית תהליך סגירת החודש:
"סגירת החודש הפכה להיות פשוטה. במקום 3 ימים של מרוץ מטורף עם ערימות של ניירת לצורך השלמת הנתונים, כל המידע מגיע למחלקת השכר, ממוחשב, מעובד ומאושר, לכל המאוחר עד ה- 2 לחודש בשעה 12:00".
חסיק ברבר – מנהל משאבי אנוש, פלרם ישראל
ניהול היעדרות
במסגרת השדרוג, נוספה מערכת ניהול ההיעדרויות המאפשרת למנהלים גישה נוחה ליתרות הזכאות של העובדים ולבקשות ההיעדרות שאושרו כבר. המערכת מסייעת בקבלת החלטות מושכלות לגבי אישור בקשות חדשות, תוך שמירה על כיסוי מיטבי לעומסי העבודה.
העברת האחריות לאישור ההיעדרויות למנהלים הפכה את התהליך לפשוט ויעיל יותר: העובדים פונים ישירות לראש הצוות שלהם, אשר אחראי להחליט אם לאשר או לדחות את הבקשה. כתוצאה מכך, פחתה משמעותית כמות הפניות למחלקת משאבי האנוש.
סידור עבודה ומערכת התראות על חריגה מדיני עבודה
שדרוג משמעותי נוסף הוא הטמעת מערכת סידור העבודה Synerion Scheduling המיועדת לעובדי רצפת הייצור במשמרות של 24/7.
לפני הטמעת המערכת, סידור העבודה בוצע ידנית באמצעות ניירת או גיליונות אקסל, ותוכנן לשבוע בלבד במבנה בסיסי: יומיים משמרת בוקר, יומיים ערב, יומיים לילה ויומיים חופש. סידור זה הודפס ותלה על לוחות המודעות, אך מהר מאוד עודכנו המשמרות על ידי העובדים, מה שהפך את הטבלה לפחות רלוונטית.
כיום, עם מערכת Synerion Scheduling סידור העבודה מתוכנן לשבועיים מראש, ומאפשר תכנון מוקדם והתארגנות טובה יותר למנהלים ולעובדים כאחד. המנהלים יכולים לזהות בקלות עובדים זמינים להחלפה, תוך עמידה בדרישות החוק.
בנוסף, מערכת ההתראות Synerion Alerts מונעת שיבוץ עובדים שאינו תואם את חוקי העבודה, ומתריעה על חריגות, כגון התקרבות למכסת השעות הנוספות המותרת בחוק.
חשוב לציין כי סידור העבודה הוא הקובע את השכר המגיע לעובד, ולא החתמת כרטיס הנוכחות. במקרה של החלפת משמרת, ניתן לעדכן את המערכת בקלות והשינוי נקלט מידית לצורך חישוב השכר, ללא צורך בתיקונים מאוחרים.
לדברי צוות ההטמעה:
"הטמעת מערכת סידור העבודה, הייתה במטרה להפוך את תהליך התכנון למובנה ומסודר יותר, מראש. האתגר היה לרתום מנהלים ועובדים לתהליך ובהחלט נחלנו ניצחונות בנושא. מאז המעבר לתכנון סידור העבודה הממוחשב, כמות השינויים, הן מצד המנהלים והן מצד העובדים, פחתה משמעותית",
מסביר חסיק ברבר, מנהל משאבי האנוש, פלרם ישראל.
"כל נושא השעות הנוספות מנוהל ומבוקר כיום. למנהלים יש תמונה ברורה לגבי כמות השעות הנוספות שביצעו העובדים שלהם, הם רואים בבירור את כמות השעות הנוספות שנוצלה, יכולים לברר סיבה לחריגות וכד', ולבסוף להחליט מה לאשר ומה לעצור.
בסופו של התהליך, כל המידע מועבר בצורה מסודרת למחלקת השכר, לצורך חישוב נכון של המשכורות.
גם אני עושה שימוש בלוח הבקרה (Dashboard), המאפשר לי לזהות בקלות חריגות, התראות או כל נושא שמצריך את תשומת ליבי, כולל יכולת תחקור נתונים (Drill Down) ע"מ לזהות את שורש הבעיה. זאת ועוד, כיום אני יכול לדעת בקלות ובזמן אמת, מי נוכח, במקרה של מצב חירום."
תועלות והשפעות
- שימוש יומיומי במגוון כלים המאפשרים למנהלים לתכנן, לבצע בקרה ולעדכן בקלות
- שינוי תהליכי ותפישתי, המעביר את האחריות הניהולית על העובדים למנהלים הישירים
- תפעול זריז, גמיש ויעיל
- כלי מותאם ומעודכן על פי דרישות החוק בתחום דיני העבודה
- אישור היעדרויות מבוסס על מידע, למניעת מצבים של כיסוי חסר
- הכנה פשוטה של הנתונים לצורך חישוב מדויק של השכר
- מידע בזמן אמת על נוכחות העובדים
- צמצום הניירת והעבודה האדמיניסטרטיבית במחלקת השכר ומשאבי אנוש
