כפר המכביה הוא שילוב ייחודי של מלון וסוויטות, מרכז כנסים ואירועים ובו: 6 אולמות, 20 כיתות וגנים מקורים, ומועדון ספורט מהגדולים בישראל. המתחם משתרע על כ- 80 דונם של צמחיה, בסמוך לפארק הלאומי של רמת גן, “ריאה ירוקה” במרכז גוש דן.
המתחם אשר מעניק חוויית שירות מצוינת, מעסיק 570 עובדים, מתוכם 360 עובדים שכירים, 100 עובדי כ”א קבועים, 40 עובדי תפעול ו- 70 עובדים עצמאיים.
בדומה לארגונים אחרים בענף המלונאות והאירוח, עלויות השכר מהוות את אחת ההוצאות הגבוהות והמשמעותיות ביותר. לפיכך, קיים מתח קבוע בין הצורך לשלוט על עלויות השכר מצד אחד, ובין המחויבות לשמור ולשפר את איכות השירות לו מצפים האורחים מצד שני.
דרישות העבודה בענף זה מושפעות ממגוון גורמים, כגון: ביקוש עונתי, תקופות שיא של תיירות וחופשות, וכן תזמון מקביל של אירועים. כדי לתכנן ולתזמן ביעילות את מספר העובדים הדרוש בכל זמן נתון, נדרשים המנהלים לקחת בחשבון את הביקוש לשירות ואת עלות העבודה הכרוכה במילוי צרכי השירות הצפוי. הנושא הזה קריטי במיוחד בתקופות של ירידה בביקוש, שבהן יש צורך למקסם את יעילות העלויות ביחס למטלות. בתקופות אלו יש ניידות רבה של עובדים בין מחלקות, עד לעבודה בחלקי יום במידת הצורך.
בכפר המכביה, ניתנת חשיבות רבה לניהול עלויות העבודה של כל מחלקה, וישנה חשבונאות פנימית בין המחלקות. אתגר זה בולט במיוחד במחלקות כמו חדר האוכל, שמשרת גם את אורחי המלון וגם את אורחי האירועים. חדר האוכל מנוהל על ידי שף מקצועי אשר מעמיד בראש סדר העדיפויות את איכות המנה וחווית השירות לאורחים, בעוד שעלויות כוח האדם אינן מהוות את הדאגה העיקרית עבורו. לפיכך, אחד האתגרים המרכזיים הוא להוביל את מנהלי המחלקות להיות שותפים פעילים באחריות על עלויות העבודה, תוך שמירה על שורת הרווח הסופי.
דוגמה נוספת לאתגר כזה היא הצורך לחשב עלויות מדויקות לאירוע, כגון: כנס של 1,000 אורחים, המתנהל ב-15 כיתות ואולמות. האירוע כולל כיבוד וארוחת צהריים בחדר האוכל, ודורש אינטגרציה בין מחלקות וניוד עובדים בין המחלקות במהלך הכנס.
כמו כן, בכפר המכביה מודעים להשפעה שיש לשביעות רצון העובדים על שביעות רצון האורחים, ולכן מקנים חשיבות גם לנושאים כמו זמינות העובדים והעדפותיהם, שמירה על דיני עבודה ועוד
חבילת Synerion Hospitality Suite כוללת: תכנון תקינה, סידור עבודה מבוסס תקינה ומותאם לדרישות החוק ולהסכם הקיבוצי של ענף המלונאות, Synerion Direct – שירות עצמי למנהלים, ניהול נוכחות והיעדרויות, Synerion Mobile Pro לדיווחים והפצת סידור העבודה באמצעות הסמארטפון, כמו גם תיק עובד מורחב.
“המעבר ל- Synerion Hospitality Suite היווה הזדמנות לחשיבה מחדש בכל הנוגע לניהול מערך העובדים” מסביר שרון הוד, מנהל משאבי האנוש.
רוב השינויים נובעים מסידור העבודה החדש, המבוסס על צרכי התקינה, בהתאם לתפוסה בפועל של המלון, נתונים הנקלטים ישירות מתוכנת הניהול של המלון, והאירועים המתוכננים. כעת, ניתן לשבץ את העובד הנכון, בזמן הנכון ובמקום הנכון.
בעזרת המערכת משבצים את כמות האנשים הנכונה למניעת מצבי איוש יתר/ חסר, תוך ניוד עובדים בין מחלקות ליום שלם או חלקי, ובוחנים את איכות השיבוץ על פי המלצות המערכת המבוססות על פרמטרים של כדאיות כגון: זמינות והעדפות העובד, סוג עובד (פנימי או עובד חוץ), עלויות, ותק, יתרת שעות חודשית, חבות חופשה ועוד.
התשלום לעובד נעשה בהתאם לשילוב בין נוכחות בפועל לבין סידור העבודה.
בכדי לשמור על חוקי העבודה, הסכמים קיבוציים ואישיים, חסמו בכפר המכביה את האפשרות לשבץ עובדים למשמרות שלא בהתאם לדרישות, בין אם מדובר על חריגה מכמות שעות מותרת, מספר משמרות, מרווחי זמן בין משמרות, מספר ימי עבודה ברצף והגדרות נוספות שנקבעו בכפר המכביה. על מנת לעמוד בדרישות החוק, נערכה חשיבה מחדש לגבי שעות תחילת וסיום משמרות ובמידת הצורך, עובד משוחרר מוקדם יותר ממשמרת ערב, כדי שיוכל להיות משובץ למשמרת הבוקר שלמחרת.
כתוצאה מכך, יושר קו מצד כלל המנהלים בנושא. מדיי יום מופק דוח סידור עבודה – תקן – ביצוע, בכדי לוודא שהמנהל הכין סידור עבודה מלא.
שרון הוד, מנהל משאבי אנוש, כפר המכביה
על גבי שולחן העבודה של המנהל במערכת Synerion Direct מרוכז כל המידע הנחוץ לניהול השוטף. המערכת מאפשרת למנהלים לדעת מי נוכח ומי נעדר, ומספקת להם את היכולת להגיב מיד לשינויים המחויבים. לדוגמה, אם נדרש מחליף לעובד נעדר, המנהל יכול לבדוק את ההשפעה על סידור העבודה ולעדכן את לוח הזמנים כך שיתואם לדיני העבודה.
המנהלים בודקים באמצעות המערכת את דיווחי הנוכחות של עובדיהם כדי לאשר דיווחים ותיקונים (ניתן לתקן ולאשר עד שלושה ימים אחורה). בנוסף, עליהם לוודא שהעובד לא חרג מכמות השעות החודשית, לבחון את התפלגות השעות הנוספות וכדומה, כך נמנעים מהפתעות בסוף החודש ויכולים להגיב בזמן אמת.
המערכת מציגה נוטיפיקציות (הודעות יזומות) בנוגע לנושאים כמו: תקן מול ביצוע (חוסר או עודף תקינה), חריגות מדיני עבודה ועוד, מה שמפנה את תשומת הלב של המנהלים לנושאים שדורשים טיפול ומאפשר להם לבצע drill-down לפרטים עד לרמת העובד הספציפי.
באמצעות המערכת, המנהלים יכולים לזהות מוקדם פערים בין תחזית תקציבית לביצוע בפועל, לזהות מגמות במחלקה (כמו שעות נוספות, היעדרויות וכדומה) ולתכנן באופן מיטבי חופשות, פריסת משרות ושעות נוספות.
מלם שכר פלוס הינה החברה הגדולה והמובילה בישראל לאספקת שירותים טכנולוגיים מתקדמים לניהול המשאב האנושי בארגון: מערכות שכר, מערכות משאבי אנוש, מערכות נוכחות וחסכון פנסיוני.