מערכת נוכחות
דיווח שעות עבודה
ניהול נוכחות עובדים נכון מאפשר לך המעסיק, לקבל תמונה על אופי העבודה בחברה אשר משפיע על שכר העובדים, עלויות ויכולת ההתייעלות בחברה לצד החובה להעסיק עפ"י דיני העבודה במדינת ישראל.
עם מערכות הנוכחות – מבית מלם שכר פלוס, תוכלו לנהל נוכחות, פרויקטים ומשימות, לשבץ עובדים לסידור עבודה. העובדים שלכם יוכלו לדווח באופן אמין, מכל מקום ובכל זמן.
מערכות נוכחות עובדים
מערכות הנוכחות של מלם שכר פלוס, מאפשרות למעסיקים ולעובדים לקבל מידע בזמן אמת אודות שעות העבודה, היעדרויות, ימי מחלה, חופשות ושעות נוספות. כך ניתן בשקיפות מלאה לשמור על זכויות העובדים, לצד התייעלות מתמדת ודיוק מרבי בחישוב השכר.
מערכות השכר של מלם שכר פלוס (NeoPay, Payroll), ניתנות לשילוב עם מערכות הנוכחות שלנו, כך שהזנת/ עדכון נתוני העובד נעשית פעם אחת עבור דיווח נוכחות, שכר ומשאבי אנוש. למשל, הפעלת ניסוי נוכחות לעובד תציג סימולציה של השפעת השינוי על חישוב השכר הצפוי בנושאים מגוונים כמו: שעות הנקה, ימי מילואים, תקן שעות, חל"ד, חל"ת ועוד.
המערכות מפחיתות את מספר הסכמי הנוכחות ומאפשרות תחזוקה פשוטה ויעילה. בנוסף, הן מאפשרות בקרה של נתוני נוכחות, מגבלת שעות נוספות, דיווח מאתרים מסונפים וכללי תקינה.
איסוף נתוני השעות למערכות יכול להיעשות ממגוון רחב של אמצעים, אפליקציות, שעונים, טלפונים ופורטל עובדים.
דיווח נוכחות עובדים אמין בכל זמן ומכל מקום
TRM Mobile אפליקציית שעון נוכחות בכף ידך
אפליקציית TRM דיווח נוכחות המוצעת בהצעה זו הינה פרי פיתוח ייחודי מבית חברת מלם שכר פלוס. האפליקציה משמשת כפורטל לעובד ולמנהל בו ניתן יכול לבצע מגוון פעולות ויישומים בעולם הנוכחות, כגון:
דיווחים בזמן אמת של כניסה ויציאה
מתאים גם לעובדים בעלי ניידות גבוהה
דיווחי מיקום
עדכון שעות בדיעבד
הצגת יתרות ימי היעדרות מכל סיבה שהיא
הגשת בקשות היעדרות למנהל (ESS) כולל מסלול אישורים
אישור דיווחי נוכחות חודשיים
ניהול סבב דיווח ואישורים של הוצאות
פורטל להצגת התמונה החודשית המלאה
בקרה על עמידה בחוק עבודה ומנוחה
מלם שכר אפקטיב - מערכת התראות לחריגות בדיווחי נוכחות עובדים, תזכורות לימי הולדת ואירועים חשובים אחרים
Malam Web Clock – מערכת דיווח נוכחות אינטרנטית
פורטל נוכחות לדיווח פשוט וקל של שעות עבודה לכל עובד ומנהל בעל יכולות מתקדמות של:
השלמה של נתוני נוכחות חסרים לפני העברה לשכר
דיווח של שעות עבודה בפרויקט
ניהול מנגנוני אישורים ובקרת דיווח
דוחות ניהוליים וביצועיים וצפייה בנתוני הנוכחות
תמונה מלאה ועדכנית למנהל אודות כלל העובדים שלו
ניתוח השעות לפי מחלקות, פרויקטים קווי ייצור או בכל פרמטר שנדרש
יכולת מעקב של ביצוע מול תכנון
מתאים גם לארגונים בעלי סניפים מבוזרים או בינ"ל, עבור עובדים במיקור חוץ או מועסקים כעובדי קבלן
מערכת סידור עבודה - WP-M (Work Plan) - שיבוץ משמרות
מערכת סידור עבודה ושיבוץ עובדים פועלת תוך סנכרון של המשמרות מול מצבת העובדים והתקנים של הארגון, ובהתאם לדיני העבודה הנהוגים בישראל. באמצעותה ארגונים שולטים בהוצאות השכר טרם הפקתו, מבצעים בקרה, ניתוח ותחקור.
אינטגרציה עם מערכות הנוכחות והשכר
סנכרון מלא עם שעוני מלם שכר פלוס (אנדרואיד)
תכנון עבודה יעיל ויומיומי של העובדים
בקרה על עלויות נגזרות מפעילויות שונות
תכנון תקציב מול ביצוע
ממשק משתמש אינטרנטי ונוח למשתמש
הצגת תעדופים והתראות לשיבוץ מיטבי
ניהול מרכזי ממטה החברה
כלי ניהולי לבקרת התהליך ברמה יומית, שבועית וחודשית
התאמת המערכת לפי מגזר עסקי
מערכת ניהול פרויקטים וניהול משימות Malam TC (Time Costing)
מערכת לניהול משימות ופרויקטים לטובת דיווח ובקרה על מספר השעות לכל עובד בפרויקט לפי שיוך למחלקה מוגדרת.
בקרה יומית על דיווח קוד עבודה מול דיווח פרויקט
בקרה יומית על תאימות בין הקצאת שעות למשימה בפרויקט לבין דיווח שעות נוכחות העובד בפועל
המערכת מותאמת לדרישות רשות החדשנות (המדען הראשי, לשעבר)
הצגת אינדיקציה בדוח יומן העבודה OCS על חריגת דיווח עובד מעל 24 שעות פרויקט
המערכת אינטגרטיבית לשעוני הנוכחות עם תמיכה בדיווח הקצאות למשימות בפרויקט, בעת דיווח יציאה, בסיום יום העבודה
מערכת נוכחות Synerion Enterprise
מערכת נוכחות גמישה בענן – התאמה מלאה לצרכים שלכם
מערכת נוכחות בענן Synerion Enterprise, מנתחת את שעות העבודה בהתאם לדרישות הספציפיות של הארגון שלכם: סוגי שעות עבודה, הסכמי העסקה אישיים, מדיניות עסקית, דיני עבודה ותקנות, הסכמים קיבוציים, דפוסי משמרות ועוד
כלי שירות עצמי לעובדים ומנהלים המאפשרים דיווחי היעדרויות בזמן אמת והוספת צרופות כגון אישור מחלה
תוכנת נוכחות Synerion Enterprise מגדילה את שקיפות נתוני מערך העובדים בארגון ומאפשרת לנהל, לנתח ולמקסם את יעילות שעות העבודה
פתרון לדיווח שעות לרשות לחדשנות – המדען הראשי, בכל הקטגוריות: שימוש בשעוני נוכחות, אישור שימוש בפורטל, אישור שימוש באפליקציה, כולל דוחות חתומים דיגיטאלית
ממשק למערכות ארגוניות אחרות, חוסך את הצורך בהקמת עובד, עדכון נתונים וכד’ במערכות נפרדות ומאפשרים זמינות מידית של דוחות עדכניים
דיווח אודות שגויים וחריגים למניעת צווארי בקבוק בסוף החודש
אינטגרציה מלאה למערכת ה- Payroll של מלם שכר פלוס
האתגר בניהול עובדים ובמעקב אחר שעות עבודה
ניהול עובדים בארגון מודרני אינו מסתכם רק בהגדרת משימות או מעקב אחר ביצועים. אחד האתגרים המרכזיים של מעסיקים הוא ניהול מדויק של שעות עבודה, היעדרויות ושעות נוספות. כאשר עובדים פועלים במספר אתרים, עובדים במשמרות או עובדים חלק מהזמן מהבית, המעקב אחר נתוני הנוכחות הופך מורכב יותר.
מערכת נוכחות לעובדים מאפשרת להתמודד עם האתגר הזה באמצעות פתרונות דיווח גמישים המותאמים לצרכים של כל ארגון. במקום להסתמך על דיווחים ידניים, המערכת מרכזת את כל נתוני הנוכחות ומספקת תמונה מלאה ועדכנית על שעות העבודה של העובדים. מערכת נוכחות לעסקים וחברות מאפשרת לנהל דיווחי שעות של עובדים במשרד, בשטח או בסניפים שונים, תוך שמירה על אחידות בנתונים ועל יכולת בקרה מרכזית של הארגון. כתוצאה מכך, קל יותר לבצע בקרה על שעות נוספות, היעדרויות ותכנון כוח האדם. מערכת נוכחות לעסק מסייעת ליצור סדר בתהליכי העבודה ולנהל את כוח האדם בצורה יעילה ושקופה יותר.
חישוב שכר באמצעות מערכת נוכחות לעובדים
החשיבות של שירותי נוכחות לעובדים אינה מסתכמת רק בניהול שעות העבודה. ניהול מדויק של שעות העבודה משפיע באופן ישיר על תהליך חישוב השכר. כאשר נתוני הנוכחות נאספים בצורה מסודרת באמצעות מערכת נוכחות לעובדים, ניתן להעביר את הנתונים למערכות השכר בצורה אוטומטית ולצמצם טעויות הנובעות מהזנת נתונים ידנית.
מערכות נוכחות לעובדים מאפשרות גם לנהל סוגי שעות שונים בהתאם להסכמי העסקה, מדיניות הארגון ודרישות החוק. כך ניתן להבטיח חישוב נכון של שעות נוספות, היעדרויות או זכאויות שונות, ולשמור על תהליך עבודה מסודר בין מחלקות משאבי האנוש, השכר והניהול.
שאלות ותשובות נפוצות
כיצד מערכת נוכחות מסייעת בבקרה על שעות נוספות?
כאשר כל נתוני הנוכחות נאספים במערכת אחת, ניתן לזהות חריגות בזמן אמת. מנהלים יכולים לראות האם עובדים חורגים ממסגרת השעות שהוגדרה להם, לזהות עומסי עבודה חריגים ולבצע התאמות במידת הצורך. הבקרה הזו מסייעת גם לניהול נכון של עלויות השכר בארגון.
האם ניתן להפיק דוחות ניהוליים מנתוני הנוכחות?
כן. מערכת נוכחות לעובדים מאפשרת להפיק מגוון דוחות על שעות עבודה, היעדרויות, שעות נוספות וניצול כוח האדם בארגון. דוחות אלו יכולים לסייע למנהלים להבין כיצד מחולק זמן העבודה בארגון, לזהות מגמות ולהתבסס על נתונים אמיתיים בקבלת החלטות.
איך מערכת נוכחות משתלבת עם מערכות שכר?
מערכת נוכחות לעובדים מרכזת את נתוני שעות העבודה ומעבירה אותם בצורה מסודרת למערכת השכר, כך שניתן לבצע את חישוב השכר על בסיס נתונים מדויקים ולצמצם את הצורך בהזנת נתונים ידנית.
איך ניתן לנהל דיווחי שעות של עובדים שעובדים מחוץ למשרד?
בארגונים רבים עובדים פועלים בשטח, אצל לקוחות או בעבודה היברידית. מערכת נוכחות לעובדים מאפשרת דיווח שעות גם מחוץ למשרד באמצעות אפליקציה, פורטל אינטרנטי או אמצעי דיווח אחרים. כך העובדים יכולים לדווח כניסה ויציאה מכל מקום, והארגון ממשיך לקבל נתוני נוכחות מדויקים ומרוכזים במערכת אחת.
צפו בפודקאסט שלנו "לא רק שכר" – בנושא: מערכות נוכחות ובקרת כניסה עם רפי הכהן ואריק פרידמן
בפרק זה מארח רפי הכהן, סמנכ״ל הכספים במלם שכר פלוס את אריק פרידמן, סמנכ”ל המוצרים בחברת סינריון, חברת בת של מלם שכר פלוס.
פרידמן אשר אמון גם על התווית מדיניות הפיתוח של מוצרי החברה, מספר בפרק זה על השינויים שחלו בעולם מערכות הנוכחות בארץ ובעולם, ועל ההתאמות הנדרשות לביצוע עבור חברות רב לאומיות כפופות רגולציות שונות.
מהן ההגנות שמעניקה מערכת הנוכחות של סינריון למעסיקים, תוך צמצום חשיפות פוטנציאליות? כיצד מתמודדת המערכת אל מול דיני העבודה והחקיקה המקומית, וכיצד היא מייצרת למעסיקים עבודה בראש שקט?