מנהלים נוכחות עובדים רק בגלל שהחוק מחייב זאת? – גם אם אתם חלק מענף ההייטק או מגזר השירותים, שלכאורה לא ממש בודק נוכחות פיזית של עובדים, ובוודאי בעידן של עבודה היברידית, איך תבחנו פרודוקטיביות של עובדים? איך תגלו מי פרודוקטיבי יותר ומי פחות כשעובדים מהבית בהשוואה למשרד?
תשובות לשאלות אלה ולרבות אחרות, תמצאו במערכת נוכחות עובדים שלכם.
ניהול נוכחות עובדים מספק לכם מדדי ביצועי רבים בעלי ערך, כמו גם אינטגרציה טובה יותר של מערכות משאבי אנוש סביב אלמנטים כגון היעדרות מחלה, הזמנת חופשות ועוד.
זה לא רק מועיל להנהלה ועוזר לארגונים להתייעל. למעקב אחר זמן המושקע בפעילות העבודה יש יתרון גם לעובדים. הנתונים מצביעים על כך שמעקב אחר זמן עבודה מספק לצוות מסגרת עבודה מובנת חשובה ביותר, ותורם לחוויית העובד בארגון.
טרנספורמציה דיגיטלית של משאבי אנוש, ניהול זמן ונוכחות עובדים
הטרנספורמציה הדיגיטלית של משאבי אנוש מובילה את הדרך. לאוטומציה של פונקציות עסקיות מרכזיות, כגון מעקב אחר זמן של עובדים ופרויקטים, יש השפעה גדולה על עסקים, קטנים כגדולים.
נתונים בזמן אמת עוזרים לכם לקבל החלטות אסטרטגיות החשובות. למעשה, 74% מהעסקים כבר משתמשים בפתרון מבוסס ענן שתומך בתפקוד מחלקת השכר ומשאבי האנוש שלהם.
החשיבות של מעקב אחר זמן עבודה ואחר נוכחות עובדים
לעסקים עם עובדים שעתיים, מעקב אחר שעות העובדים הוא חיוני. למה? ובכן, אם לא תעשו זאת, אין דרך לדעת כמה אתם צריכים לשלם לעובדים שלכם עבור זמן העבודה שלהם, והאם הם עבדו יותר או פחות ביחס לשעות להן הם מחויבים בהסכם.
גם לעסקים עם עובדים בשכר חודשי לניהול זמן ונוכחות עובדים הוא שימושי ביותר. קבלו החלטות איוש טובות יותר על ידי הבנת עלויות העובדים והכרת העובדים שלכם טוב יותר. האם אתם יודעים כיצד פועלים חברי צוות בודדים ובאיזו מהירות משימות מתבצעות? עם אילו היבטים בעומס העבודה שלהם הם נאבקים? האם העבודה שלהם יותר יעילה אם היא מתבצעת מרחוק?
מעקב אחר זמן ונוכחות יכול לעזור לכם:
לנהל במדויק את זמן העבודה והנוכחות – המעקב עוזר למנהלים שלכם לפקח בקלות על שעות העבודה של אנשי הצוות שלהם, כדי לראות אצל מי השעות שלו חורגות מהשעות הרגילות ומי לא לוקח הפסקות. זאת כדי לעקוב אחר סימנים של עבודה יתר, מתח ושחיקה.
להתעדכן עם עובדים מרוחקים – ראו בקלות מהיכן אנשים עובדים ללא קשר למיקום על ידי מתן אפשרות לצוות לדווח כאשר הם עובדים מהשטח או מהבית. כך תוכלו לראות מי זמין לפגישות ואפילו תוכלו לבדוק פרודוקטיביות בעבודה מהבית בהשוואה לעבודה מהמשרד.
לזהות אילו תחומים בארגון שלכם זקוקים לשיפור – מעקב אחר זמן עוזר לכם לנקוט בפעולה מיידית באזורים שזקוקים לשיפורים ומשאבים נוספים. השתמשו בנתונים כדי להקצות את המשימות הנכונות לאנשים הנכונים, או להקצות עובדים כדי להבטיח שיהיה לכם כיסוי נדרש גם בתקופות של היעדרות.
להבין את נתוני העובדים ללא קשר למיקום העבודה – עובדים מרוחקים, בין אם מדובר בעובדי שטח או בעבודה היברידית, יכולים לתעד את שעות העבודה שלהם מכל מקום, בכל זמן ובכל מכשיר קצה. נהלו מעקב גם אחר חופשות או כל סוג של היעדרות בלחיצת כפתור.
לנתח נתוני פרויקט בפועל – הבינו בדיוק כמה זמן השקיעו העובדים בפרויקט, האם עובדים חרגו ממסגרת הזמן שהוקצתה לפרויקט וכמה שעות חיוב לקוח היו בפועל. מעקב אחר זמן שהושקע בפרויקט / משימה, מאפשר לכם להעריך במדויק את העלויות של פרויקטים עתידיים.
לחסוך זמן יקר – תוכנת / אפליקציית מעקב אחר זמן עבודה ונוכחות חוסכת זמן: 50% מהארגונים שאין להם מערכות אוטומטיות, מעידים שהזנת נתונים ידנית והתאמת נתונים הם החלקים הדורשים השקעת זמן רבה ביותר בתהליך (לפי Deloitte – Global payroll benchmarking survey).
היתרונות של מעקב אחר נוכחות עובדים וזמן עבודה
1. התאמה לחוקי העבודה ורגולציה
סקר של Deloitte מראה כי 81% מהארגונים ציינו ההתאמה לרגולציה, כתחום החשוב ביותר בתהליך חישוב השכר. וברור מדוע זה כל כך חשוב – זהו נושא מורכב, והתקנות המשתנות ללא הרף חושפות את הארגון לסיכונים, שעלולים להוביל לקנסות יקרים ומיותרים.
לדוגמה, הוראת שעות העבודה השבועיות המקסימליות קובעת את מספר השעות המקסימלי שכל אדם צריך לעבוד בכל שבוע.
מערכת נוכחות הכוללת התראות לחריגה מדיני עבודה, מתריעה על חריגות ועוזרת לכם לצמצמם אותן למינימום, כך שלא תחשפו לסיכונים מיותרים.
2. צמצום "גניבת זמן"
על תופעת ה"תחתים לי" בוודאי כבר שמעתם. עפ"י הסקר שפרסם הבוסטון גלוב, 74% מהמעסיקים טוענים שהם סובלים מתופעת ה"תחתים לי", בה עובד מעביר את הכרטיס שלו למישהו שמסיים לעבוד מאוחר יותר או מגיע מוקדם יותר, ו- 19% מהעובדים מודים שהם אכן עושים זאת. העלות למעסיק – כ- 2.2% מעלות השכר.
לכן יש להשתמש באמצעי דיווח אמין, לדוגמה באמצעות האפליקציה בסמארטפון של העובד, שאף מזהה את מיקום העובד בעת הדיווח, או באמצעי זיהוי ביומטריים. בניגוד לכרטיס שעובד יכול להעביר לחבר שיחתים עבורו, את הסמארטפון שלו הוא לא ייתן לאיש.
3. צמצום עומס ושחיקה של עובדים
לפי People Management, כ-12.8 מיליון ימי עבודה אובדים כתוצאה ממצב נפשי הקשור לעבודה. רוב ההיעדרויות הללו סווגו כמתח הקשור לעבודה, חרדה ודיכאון.
מובן מאליו שלמחלקת משאבי האנוש חייבת להיות מדיניות ברורה ושיטות עבודה לתמיכה בעובדים שלכם. עם זאת, זה יכול לקבל חיזוק נוסף על ידי נתונים.
עזרו לעובדים לבנות התנהגויות עבודה בריאות יותר כדי לתמוך ברווחתם הכללית ובבריאות הנפשית.
המידע נמצא במערכת הנוכחות שלכם. בדקו לאילו עובדים יש הכי הרבה שעות נוספות באופן קבוע; אילו פרויקטים בפיגור בלוח הזמנים; פרויקטים או חלוקת משימות לא תואמים בין צוותים ויחידים; לאילו עובדים וצוותים יש את שיעורי ההיעדרות הגבוהים ביותר ועוד.
מעקב אחר זמן עוזר להקל על שחיקה ומאפשר לכם לזהות במהירות אזורים הדורשים טיפול מידי.
4. ניהול צוות ופרודוקטיביות
מעקב אחר זמן עבודה נותן לכם תצוגה מקיפה של כל הפרויקטים והמשימות. כך תוכלו לתכנן טוב יותר ולתעדף עבודה. זה גם יעזור לכם לאתר מקרים שבהם העובדים מבלים יותר מדי זמן במשימות לא פרודוקטיביות, בעלות ערך נמוך.
באותה מידה, זה יחשוף משאבים נוספים אם צוות אחד יצליח יותר ויש לו את היכולת לקחת על עצמו משימות נוספות מצוות אחר עמוס מדי.
כאשר העובד אחראי על מעקב וניהול הזמן שלו, אתם נותנים לו אחריות על עומס העבודה היומיומי שלו. עצם העברת האחריות על הדיווח הנוכחות והמשימות שבוצעו אל עובד, מחייבת אותו ביתר דין וחשבון על תפוקות במהלך שעות העבודה.
5. חווית עובד
כאשר לעובד יש גישה באמצעות אפליקציה, מכל מקום, בכל זמן ובכל מכשיר קצה, למידע הרלוונטי לגביו, הוא נדרש פחות לפנות בשאלות למחלקת משאבי אנוש. מעבר לדיווחי נוכחות, הוא יכול לשלוח בקשות היעדרות, להגיש דוח הוצאות בקלות, לצפות בתלוש השכר שלו ועוד.
אבל הכי חשוב, העובדים שבארגונם מיושמות מערכות ניהול זמן ונוכחות ירגישו טוב יותר שכן הם יקבלו במדויק את המגיע להם בסוף כל חודש עבודה. המערכת מחשבת את המגיע לכל עובד באופן מדויק, עפ"י הסכמי העבודה להם הוא כפוף והשעות שביצע, ובאופן המאפשר שמירה על זכויותיו.
לפרטים אודות פתרונות הנוכחות בענן של סינריון, מבית מלם שכר, הקליקו
