לא משנה אם אתם סטארט-אפ או ארגון ותיק ומבוסס – עיבוד שכר הוא חלק חיוני בכל עסק. אחרי הכל, פונקציית השכר שלכם צריכה להבטיח שכל עובד יקבל את השכר שמגיע לו, ובזמן.
אם אתם מקפידים על כך, סביר להניח שהעובדים שלכם כלל לא יודעים על העבודה הקשה שנדרשת כדי להבטיח שהמשכורות שלהם ישולמו באופן מדויק וייכנסו לחשבון הבנק שלהם במועד. מבחינתם זה מובן מאליו.
אבל כפי שיעידו אנשי משאבי אנוש מנוסים רבים, ניהול השכר יכול להיות מסובך להפליא (שלא לדבר על הזמן הרב המושקע בנושא) – מהזנת כמות עצומה של נתונים ועד לתהליכים וחישובים מורכבים. כל אלה דורשים אנשים מיומנים מאוד, תוכנה ייעודית, זמן ודיוק – שלא לדבר על אבטחת מידע קפדנית. תטעו בכל אחד מהתחומים הללו, וההשלכות עלולות להזיק מאוד הן לעסק והן לעובדים שלכם.
וההשלכות רחבות בהרבה ממה שרובינו סבורים: מחקרים מעלים של 49% מהעובדים אומרים שיעזבו את מקום העבודה שלהם אם השכר שלהם יהיה שגוי למעלה מפעמיים. לטעויות כאלה יש השפעה משמעותית על אמון העובדים בארגון, וכפועל יוצא, גם על תחלופת העובדים.
ולכן, אין זה פלא שיותר ויותר חברות מוציאות כעת את עיבוד השכר שלהן לטיפול של מומחים בתחום.
למרות שהרעיון של מיקור חוץ של פונקציה כל כך רגישה של העסק שלכם יכול במחשבה ראשונה לעורר הסתייגות, הוא הופך ליותר ויותר פופולרי. סקר מעלה כי 38% מהארגונים ברחבי העולם כבר העבירו את הטיפול בשכר באופן חלקי או מלא למיקור חוץ – ומספר זה רק במגמת עליה.
שינוי כזה באופן שבו עסקים מנהלים את תחום השכר שלהם, יכול להיות מיוחס לתפקיד המשתנה של משאבי אנוש. שכר היה ועדיין לעיתים קרובות, נחשב לחלק מרכזי בתחומי האחריות של משאבי אנוש. אולם כאשר משאבי אנוש נחשבים כעת לשותף עסקי אסטרטגי מרכזי, מיקור חוץ של ניהול השכר הופך להיות יותר ויותר מקובל, ויכול לשחרר את משאבי אנוש מפעילות עתירת עבודה ומשאבים, למיקוד בנושאים אסטרטגים יותר.
קוראים לזה BPO – Business Processes Outsourcing – שירות מיקור חוץ של לתפעול מערך השכר והנוכחות, וניהול כל תהליכי השכר, משלב קליטת העובד ועד לסיום עבודתו, תוך מיצוב מחדש של מרכז השכר הארגוני כשותף עסקי העוסק בייעוץ, מדיניות, בקרה ושירות.
למה זה כדאי?
1. כי תחסכו לארגון שלכם כסף, זמן ומשאבים
אולי במחשבה ראשונה זה נראה מנוגד לאינטואיציה שלכם (אחרי הכל, אתם תשלמו כדי שגורם חיצוני יעשה משהו עבורכם…) אבל תסתכלו על זה כך: העברה של עיבוד השכר שלכם למיקור חוץ, תחסוך לארגון שלכם את הצורך להעסיק חשב שכר או צוות חשבים מומחה ומקצועי, על כל העלויות והתקורות הנלוות לכך.
אבל זה לא רק חיסכון כספי. יש גם את הזמן שצוות משאבי האנוש החרוץ שלכם יחסוך. משוחררים מהנטל של פעילויות אדמיניסטרטיביות הקשורות לשכר, הם יהיו חופשיים להתרכז ביעדים אסטרטגיים יותר כמו שיפור התרבות הארגונית, גיוס ושימור עובדים ושיפור הפרודוקטיביות בחברה.
2. כי תעמדו בדרישות הרגולציה
כאשר אתם מקבלים שירותי חשבות שכר במיקור חוץ, מובטח לכם שתקבלו שירות ממיטב המומחים – חשבי שכר מיומנים, מנוסים, מעודכנים בכל השינויים הרגולטורים, שיתנו מענה למורכבויות, לחוקת העבודה ולתהליכים הנדרשים בניהול שכר יעיל, כגון: התנהלות מול הרשויות, הפקת דוחות, הפרשות סוציאליות ועוד.
3. כי תיהנו משירות מותאם לדרישות הייחודיות של הארגון שלכם
תוכלו לבחור את חבילת השירותים שתתאים לצרכים הספציפיים שלכם – כשזו שתשקף את הצרכים והמדיניות שלכם. לדוגמה, ייתכן שתזדקקו לעיבוד שכר מרובה-חברות או אולי להפרדה בין שכר בכירים לשכר של שאר עובדי הארגון.
בסופו של דבר אתם מגדירים מה מתאים לכם ואילו תהליכים תרצו לקבל מחשבי השכר, ובאיזה היקף (חלקי או מלא). ובשורה התחתונה, זה אומר שתשלמו רק עבור השירותים שאתה באמת צריכים.
4. כי תיהנו מהסטנדרטים המחמירים ביותר של אבטחת נתוני שכר
במערכות שלכם נשמרים נתונים רגישים אודות העובדים שלכם כגון נתונים אישיים, שכר, כתובות, מספרי חשבון בנק ומספרי ביטוח לאומי. מידע רגיש כזה מחייב שמירה על פרטיות, כך שרק מורשים ייחשפו אליו.
במאי 2018 נכנסו לתוקפם החוקים החדשים של בקרה ושמירה על המידע הפרטי של אזרחים ותאגידים בישראל. התקנות הללו הם בעצם אימוץ חלקי של התקנות האירופאיות (GDPR) שהן הרבה יותר מפורטות ומחמירות.
כשאתם בוחרים להתקשר עם ספק שכר וודאו שיש לו את הטכנולוגיה, הניסיון, אמצעי ההגנה וההסמכות בתעשייה כדי לאבטח את המידע שלכם בסטנדרטים הגבוהים ביותר.
5. כי יש לכם גיבוי בכל עת
כאן לא מדובר בעוד חשב.ת שמכין.ה את שכר העובדים שלכם מדי חודש. ומה אם בדיוק הוא נעדר בדיוק בזמן הכנת המשכורות? – כשמדובר בשירותי BPO יש לכם גיבוי בכל עת, כך שגם במקרי היעדרות, יימשך השירות באופן שוטף ובהתאם למדיניות שקבעתם.
6. כי אתם והעובדים שלכם תקבלו שירות אמין ומדויק
מיקור חוץ של השכר שמנוהל באופן מקצועי, מגן על הארגון שלכם מטעויות שעלולות להיות יקרות או מביכות. בכל הקשור לשכר השטן נמצא בפרטים הקטנים, ואף אחד לא אוהב לקבל בסוף החודש תלוש שכר לא מדויק או שגוי!
שירותי BPO מבוססים על תהליכים מוכחים (best practice) המונעים טעויות בתשלום, וגם על הידע והמומחיות כדי להבטיח שאפילו אם קורות טעויות, הם יטופלו באופן מיידי ואפקטיבי.
לסיכום: המעבר לשירות BPO מאפשר לכם ליהנות משקט נפשי הנובע מצמצום סיכונים ושיפור רמת הבקרה, התייעלות עסקית ומינוף הידע והמקצוענות של מלם שכר, לשיפור איכות תהליכי השכר והנוכחות שלכם. הצוות שלנו מתמחה בכל רובדי התפעול ומבטיח שהתוצרים שתקבלו עומדים באופן מלא בתנאי החוק, הרגולציה, המדיניות וההנחיות שלכם, דרישות אבטחת מידע ועוד.
על זה אמר פיטר דרוקר, אבי הניהול המודרני:
"Do what you do best and outsource the rest".
וזו רק דוגמה אחת ממה שאומרים לקוחותינו:
זה מה שאומרת ענת אללי, סמנכ"לית משאבי אנוש בחברת טבע נאות, שכבר עשתה את המעבר לשירותי ה- BPO וככה נשמעת החוויה שלהם:
"בחרנו לעבור ל- BPO של מלם שכר בכדי לייעל את תהליך ניהול השכר באמצעות חשב/ת שכר זמינים שיעניקו שירות איכותי לעובדי החברה ולנו המנהלים.
זכינו בדנה פנסו, חשבת שכר מדהימה, שהייתה אדיבה ומספקת מענה מהיר ויעיל.
דנה זמינה לנו בכל עת, אדיבה, לומדת מהר דברים חדשים, מקצועית, אחראית ומגדילה ראש.
יתרון נוסף של דנה כחשבת מטעם מלם שכר, הוא שזה שאפשר לנו לקבל מענה ופתרונות מהירים גם מיתר המחלקות של החברה."
למידע נוסף אודות BPO – שירותי חשבות שכר במיקור חוץ, הקליקו
