7 סיבות לכך שמערכת ניהול משאבי האנוש שלכם צריכה להיות משולבת

כאשר צץ אתגר עסקי חדש, או שאתם נתקלים בטכנולוגיה חדשה ונוצצת, זה יכול להיות ממש מפתה לצלול ישר לתוך יישום של תוכנה חדשה מבלי לשקול באופן מלא כיצד יתאים לתשתית המערכות הרחבה יותר שלכם. וזה אומר שדברים יכולים להיות מורכבים מאוד – ואפילו יוצאים מכלל שליטה – מהר מאוד.

מחקרים בעבר העלו שצוותי משאבי אנוש בחברות ארגוניות גדולות משתמשים בעשרות מערכות שונות כדי לטפל בנתוני האנשים שלהם. אבל מערכות שאינן משולבות יכולות לגרום ליותר בעיות ממה שהן נועדו לפתור, מכיוון שהזמן המושקע בהזנת נתונים ידנית ותיקון שגיאות נתונים, גדל במהירות.

הרציונל בבחירת פתרונות נקודתיים (Best of Breed) הוא שהפונקציונליות המיוחדת והתכונות המתקדמות יותר של פתרונות אלו, מספקות יתרונות שמערכת משולבת אולי לא יכולה לתת. דוגמה לכך היא כלי גיוס מיוחד המספק את כל מגוון התכונות שאולי תצטרכו אי פעם, כגון כיכולות AI או ראיונות on-line וכד'.

אלא שגישה זו תחייב אתכם לפתח אינטגרציות מותאמות ספציפית בין המערכות השונות, או שתצטרכו להפעיל אותן כל אחת בנפרד, מה שיוביל למספר בסיסי נתונים שתצטרכו לנהל בנפרד – להקים עובד חדש או לעדכנן נתונים בכל מערכת – תהליך גוזל זמן ומוביל לריבוי טעויות אנוש.

לרוב התרחיש הזה אינו אטרקטיבי. אז זה באמת מסתכם בשאלה אם הצרכים שלכם כל כך מורכבים, או שאתם יכול "להתפשר" כדי ליהנות מהיתרונות המשמעותיים של האינטגרציה. וכדאי גם לקחת בחשבון שמערכות משאבי אנוש משולבות השתפרו בכל תחומי התפקוד העיקריים במהלך השנים האחרונות, כך שאולי לא תעשו פשרות של ממש, כפי שהייתם סבורים במחשבה ראשונית.

עבודה עם מערכות אחודות יכולה להקל בהרבה על מחלקת משאבי האנוש שלכם, אז לפני שתחליטו על האסטרטגיה שלכם, עליכם להעריך היטב את כל היתרונות והחסרונות. זה אומר לשקול את ההשפעה של ההחלטה שלכם על כל המחלקה ועל הארגון במובן הרחב יותר, לא רק על תחום אחד – לא משנה כמה ייחודי או מורכב.

כדי לעזור לכם להחליט, ריכזנו עבורכם  שישה מהיתרונות המשמעותיים ביותר בבחירת אפשרות משולבת:

1. מערכת משולבת לניהול המשאב האנושי חוסכת לכם זמן ומשאבים ומשפרת את הפרודוקטיביות

השאיפה שלנו לפרודוקטיביות גבוהה יותר היא לכאורה כמעט אינסופית, הן בחיינו האישיים והן בעבודה. אך בעוד שאישית, אנו כצרכנים, בודקים באופן קבוע את התוכנות והאפליקציות בהן אנו בוחרים להשתמש ומחליפים אותן באלה הפועלות בצורה יעילה יותר או בהתאם לצרכים שלנו, בעבודה נוכל להיות זהירים יותר בכל הנוגע להחלפת טכנולוגיה שאינה עוד מתאימה למטרה שלה נועדה.

כאשר אתם עובדים עם מערכות משולבות לניהול המשאב האנושי, תהנו מאוטומציה וזרימת עבודה – workflows החוצים את כלל המערכות, כמו גם ממזעור מספר ההתערבויות הידניות הדרושות להשלמת תהליכים. פונקציונליות זו מובנית במערכת משאבי אנוש משולבת, כך שאין צורך ליצור ממשקים מורכבים ויקרים בין מערכות שונות.

אבל זה לא פועל רק לטובתכם, אנשי משאבי האנוש ומנהלים – מערכות שונות עבור שירותים שונים, עלולות להקשות גם על העובדים שלכם. זה עלול להוביל לכך שמשאבי אנוש ייאלצו להשיב על כמות גדולה יותר של שאלות מעובדים לגבי בעיות במערכות השונות הללו – מה שעלול לבזבז זמן יקר לכולם ולהאט את הפרודוקטיביות.

עם מערכת משולבת, העובדים שלכם צריכים להיכנס רק למערכת אחת כדי לעדכן או לצפות במידע מרכזי (סטטוס בקשות היעדרות, תלוש on-line, טפסים אלקטרוניים וכו'), מה שחוסך לכולם הרבה זמן וטרחה.

2. אינטגרציה של מערכת משאבי אנוש מספקת לכם סט נתונים אחד

עם מערכות stand alone, תצטרכו להזין נתונים בעת הקמת עובד / עדכון פרטים, לכל מערכת בנפרד.
לא רק שזהו תהליך מיגע ומחולל טעויות אנוש, אלא שגם שיהיו לכם בסיסי נתונים נפרדים.
מערכת משולבת, לעומת זאת, מספקת לכם בסיס נתונים מרכזי ועדכני, ומאפשרת למידע לזרום במערכות שלכם בצורה חופשית יותר – כל שינוי או עדכון מתבצע רק פעם אחת ומבטיח עקביות. אין צורך באינטגרציות נוספות כדי לסנכרן נתונים כאשר שינויים מתרחשים במערכות שונות.

3. מערכות משולבות לניהול המשאב האנושי מדויקות יותר

לעובדה שיש להזין נתונים למערכת שלכם פעם אחת בלבד יש יתרון נוסף של שיפור דיוק הנתונים שלכם. עם מספר מערכות, יותר אנשים נדרשים להזין יותר נתונים, ולא משנה עד כמה שתעשו את זה בזהירות, זה מכפיל את האפשרות לטעויות אנוש – על כל הבעיות הנלוות לכך.

מערכת משולבת אולי לא שוללת לחלוטין את האפשרות של טעות אנוש, אבל היא מפחיתה אותה במידה ניכרת באמצעות דרישת קלט נתונים פשוטה וקטנה בהרבה – מה שמעניק לכם הרבה יותר ביטחון ברמת הדיוק של מידע ורישומי העובדים שלכם.

4. פתרונות משאבי אנוש משולבים משפרים באופן דרסטי את יכולות הדיווח והניתוח שלכם

אחד האתגרים הנפוצים ביותר איתם מתמודדים צוותי משאבי אנוש הוא המאמץ הנדרש כדי לאסוף מידע עבור דוחות פשוטים לכאורה. הסיבה העיקרית היא איכות הנתונים. עם מערכות נפרדות, איסוף המידע, הניקוי של מידע כפול / שגוי והאגרגציה של נתונים, הם בדרך כלל תהליכים ידניים. זה יכול לקחת לכם ימים כדי לאסוף מידע ליצירת דוחות באמצעות גיליונות אלקטרוניים מסורבלים ונוסחאות מסובכות.

למערכות המשולבות יש לוחות מחוונים שיפנו את תשומת ליבכם לנושאים שדורשים טיפול. יש להן כלי דיווח וניתוח מובנים, כמו גם בסיס נתונים אחוד ומדויק. לכן, כאשר תצטרכו לשלוף מידע, תמצאו הכל במרכז אחד, ללא צורך לבנות דוחות מורכבים שמצליבים נתונים ממערכות שונות. ניתן להפיק דוחות בכמה קליקים בלבד, ולפנות לכם, צוותי משאבי אנוש, זמן לניתוח נתונים, זיהוי מגמות, קבלת החלטות ונקיטת פעולה – במקום לבזבז אינספור שעות בהתעסקות עם גיליונות אלקטרוניים.

5. מערכת משאבי אנוש מקלה על התאמה לרגולציה

הדרישות הרגולטוריות מאנשי מקצוע בתחום משאבי אנוש הולכות וגדלות, עם ההחלה דיני עבודה ושל חוקים מחמירים יותר ויותר של הגנה על הפרטיות.

מערכות משאבי אנוש משולבות מסייעות לצוותי משאבי אנוש למלא רבות מהמחויבויות הללו על ידי מזעור הן של המאמץ הנדרש והן של הסיכון לטעות. הם יהפכו היבטים של תהליכי תאימות לדרישות לאוטומטיים ויספקו ביקרות מעקב.

נכון, גם מערכת best of breed תספק כמעט בוודאות הרבה מהתכונות הללו, אבל תארו לעצמכם שצריך לשכפל את התהליך הזה על פני מספר מערכות, עם כל הבדיקות והאיזונים הנוספים הנדרשים כדי להבטיח תאימות? – מערכת משולבת חוסכת הרבה זמן וטרחה ומגינה עליכם מקנסות שעלולים להיות משתקים אם תעמדו בפני ביקורת.

6. מערכת משאבי אנוש משולבת משפרת את חוויית המשתמש

מערכת משאבי אנוש משולבת פירושה שכל המידע הקשור ל-HR של הארגון שלכם נגיש בקלות בפלטפורמה אחת.

לא רק שהמידע הדרוש יהיה זמין למחלקת משאבי אנוש, אלא לכל עובד בחברה שלכם עם גישה בכפוף למנגנון ניהול מרכזי של הרשאות המבטיח שכל משתמש נחשף רק למידע הרלוונטי אליו. זה מקל על העובדים לבצע משימות כמו דיווחים, בקשת חופשות ועדכון הנתונים שלהם.

גם העבודה של צוות משאבי האנוש תעשה בצורה חלקה יותר כאשר הם לא יצטרכו לעבור בין מספר מערכות. ובסיום העסקה של עובד מסוים ניתן לנתק אותו מכלל המערכות בקליק אחד.

7. שירות תחת גג אחד

כאשר המערכות שלכם לניהול המשאב האנושי משולבות, כל השירותים הנלווים, משלב היישום ועד לתמיכה טכנית שוטפת, ניתנים לכם תחת קורת גג אחת, על-ידי צוותים מקצועיים ומיומנים, בעלי ניסיון רב.  

לסיכום: ברוב המקרים, מערכות משולבות מציעות את הפתרון הכולל הטוב ביותר עבור צוותי משאבי אנוש. למרות שאולי תצטרכו להתפשר מעט במונחים של הפונקציונליות העשירה שמספק פתרון best of bread, בסך הכל, פתרון משולב פשוט הופך את החיים שלכם להרבה יותר קלים.

כמובן שייתכנו חריגים שבהם פונקציית משאבי אנוש מסוימת מאוד מיוחדת וצריכה תוכנה מורכבת מאוד. עם זאת, בדרך כלל, רוב הארגונים אינם מסובכים מספיק כדי להצדיק רמה כה גבוהה של פונקציונליות מיוחדת.

העובדה היא שארגונים רבים ייחסו בעבר חשיבות יתר לתכונות המתקדמות שמספקות מערכות ה- best of breed, למרות שמורכבות הפעילות שלהם פשוט לא מצדיקה זאת. לעתים קרובות, המורכבות הזו היא בדיוק מה שהופך אותו לכלי פחות פונקציונלי ושימושי. זה הוביל להשקעה משמעותית בפתרונות נקודתיים שלא סיפקו יתרון תחרותי כתוצאה מכך. למעשה, לעתים קרובות זה הגדיל את עומס העבודה של משאבי אנוש, מה שאומר שפתרון כזה בפועל כמעט ואינו בשימוש.

בסך הכל, האינטגרציה מסייעת לדיוק, מאפשרת אוטומציה רבה יותר, מבטלת כפילויות ומבטיחה שכל המערכות מנוהלות באופן שוטף. זה משפר את הפרודוקטיביות ומאפשר לצוותי משאבי אנוש לספק יותר ערך באמצעות דיווח מדויק ועקבי יותר.

למידע נוסף אודות הפתרונות המשולבים שלנו לניהול המשאב האנושי, הקליקו